Leverandørreskontro som kan avstemmes
Bruk åpne leverandørposter til å kontrollere fakturaer, krediteringer og betaling.
Leverandørreskontroen viser hva virksomheten skylder hver leverandør og hvilke oppgjør som er registrert. Bruk den som en kontroll av sammenhengen mellom dokumenter og betaling, ikke som en liste over beløp som alltid skal betales. En gammel åpen post kan være en feil eller en uavklart tvist.
Kontroller fra leverandør til dokument
Finn faktura, kreditnota og bankbetaling bak saldoen. Bekreft at riktig juridisk leverandør er brukt og at dokumentnummeret ikke er registrert to ganger. Skill ubetalte fakturaer fra fakturaer som er betalt, men der oppgjøret står ukoblet. Se også etter forskudd som ennå ikke har fått riktig dokumentasjon.
Sammenlign med leverandørens kontoutdrag når saldoen er uklar. Ulik dato for registrering kan forklare en forskjell, men behold dokumentet som viser oppgjøret. Ikke null ut restsaldoen uten å vite om den gjelder gebyr, rabatt, feilbetaling eller en manglende kreditnota.
| Åpen post | Kontrollspørsmål | Neste handling |
|---|---|---|
| Faktura etter betaling | Er bankoppgjøret koblet? | Finn betalingsreferansen |
| Kreditnota uten motpost | Hvilken faktura reduseres? | Avklar sammenhengen |
| Lite restbeløp | Hvorfor er betalingen ulik? | Dokumenter forskjellen |
Eksempel med en delkreditering
En leverandørfaktura er 12 000 kroner. En godkjent kreditnota på 2 000 kroner reduserer oppgjøret til 10 000 kroner, som bedriften betaler. Hvis kreditnotaen mangler i reskontroen, viser den fortsatt 2 000 kroner til betaling. Bedriften bør hente og koble dokumentet, ikke sende en ekstra betaling for å gjøre saldoen null.
Omvendt kan en kreditnota gjelde en annen faktura eller være omtvistet. Kontrollen må identifisere riktig dokumentløp før poster utlignes. Lik totalsum er ikke bevis på at postene hører sammen.
Gjør oppfølgingen praktisk
Merk fakturaer som er stoppet på grunn av innhold eller avtale, og gi avvikene en ansvarlig. Oppdater oversikten før betalingsforslag lages. Ved årsavslutning brukes underlag som forklarer saldoen, slik Altinn beskriver for balanseposter. Reskontroen skal kunne forstås av en stedfortreder; private notater om at «denne er ordnet» er utilstrekkelig for å vise hva som faktisk skjedde.
Ved flere leverandørposter med nesten samme navn bør identiteten bekreftes før sammenslåing. Gamle selskapsnavn, ulike organisasjonsnummer og forskjellige avtaleforhold kan forklare forskjellen. En fusjon eller ny eier betyr ikke at alle dokumenter historisk hører til samme part. Behold hvem som var leverandør på kjøpstidspunktet, og noter hvordan videre betaling er avklart. Oppryddingen bør forbedre sporbarheten, ikke fjerne historiske opplysninger som forklarer saldoen.