Lønnskjøring som kontrollert prosess
En lønnskjøring omfatter mer enn å overføre nettolønn.
En lønnskjøring omfatter mer enn å overføre nettolønn. Grunnlag, beregning, godkjenning, rapportering og betaling må henge sammen. Bruk en fast kontroll ved hvert ledd, slik at korrekt bankbeløp ikke blir eneste mål på en vellykket kjøring.
Samle månedens grunnlag
Kontroller avtaler, timelister, fravær, utlegg og endringer med virkningsdato. Skill ordinær lønn fra refusjon og naturalytelser. Bruk nødvendige personopplysninger, og begrens tilgang. En umerket fil med nye timer kan bli oversett selv om den teknisk er levert.
| Ledd | Kontroll | Bekreftelse |
|---|---|---|
| Grunnlag | Fullstendig og godkjent | Hvem bekrefter endringene? |
| Beregning | Beløp og relevante regler | Avvik fra forrige periode forklart |
| Rapportering | A-melding og tilbakemelding | Feil er fulgt opp |
| Betaling | Mottaker, beløp og forfall | Faktisk gjennomført oppgjør |
Eksempel på en endring
En ansatt får 3 000 kroner ekstra etter en avtalt endring. Hvis grunnlaget er oppdatert, men betalingsfilen fortsatt bruker gammel beregning, kan a-meldingen og banken vise ulike oppgjør. Kontroller derfor hvilken kjøringsversjon hvert ledd bygger på.
Dersom en ny kjøring erstatter den første, må betalingen også kontrolleres før ny fil sendes. Ikke anta at en avvist bankmelding betyr at ingen betaling har skjedd. Bekreft faktisk status og dokumenter hvilken versjon som gjelder.
Avstem etter kjøringen
Sammenlign regnskap, rapportert grunnlag og relevante betalinger. Skatteetatens avstemmingsinformasjon kan brukes til kontroll av innsendte opplysninger. En teknisk kvittering betyr ikke at alle beløp eller arbeidsforhold er riktige.
Offentlige frister og betalingsregler må følges etter gjeldende veiledning. Ikke kopier gamle rutiner ukritisk inn i et nytt år. Ved feil må riktig retting vurderes både i beregning, rapport og betaling. Artikkelen beskriver en kontrollprosess, ikke alle regler for lønn, trekk eller fordeler. Konkrete arbeidsforhold og uvanlige ytelser trenger særskilt vurdering. Bevar grunnlag og godkjenning slik at kjøringen kan forklares senere uten å samle unødvendige personopplysninger.
Sett av tid til en sammenligning med forrige periode før godkjenning. Store avvik kan være riktige, men bør ha en forklaring som kjent fravær eller avtalt bonus. Hvis beløpet bare er likt som sist, kontroller fortsatt at nye arbeidsforhold og endringer ikke er utelatt.
Kilder og neste kontroll
Altinn om lønn og rapportering.
Skatteetaten om avstemmingsinformasjon.
Les også kontrollpunkter før hver lønnskjøring.