Økonomidashboard for ledere: vis tall som kan forklares
En god lederoversikt forklarer tallgrunnlaget og hva noen skal gjøre med et avvik.
Et økonomidashboard kan samle informasjon for ledelsen, men antallet grafer sier lite om hvor nyttig oversikten er. Begynn med beslutningene som skal tas. Et team som planlegger bemanning trenger et annet grunnlag enn en eier som undersøker om neste måneds betalinger kan gjennomføres.
Velg et spørsmål før du velger et tall
Bruk noen få indikatorer som passer driften. For hvert tall bør det stå hvilken periode det gjelder, når grunnlaget sist ble oppdatert og hvilke poster som mangler. «Omsetning denne måneden» kan bety fakturert, levert eller betalt beløp. Definer hva oversikten faktisk viser.
En bedrift rapporterer 600 000 kroner i fakturert salg og 450 000 i registrerte kostnader. Det gir et foreløpig differansebeløp på 150 000. Hvis lønnskjøringen på 90 000 ikke er med, blir sammenligningen vesentlig annerledes. En grønn indikator uten denne opplysningen kan få lederen til å ta en dårlig beslutning. Tallene er kun et pedagogisk eksempel.
| Tall | Definisjon som trengs | Mulig neste handling |
|---|---|---|
| Omsetning | Leveranse, faktura eller betaling? | Undersøk perioden og kundeutviklingen |
| Utestående krav | Åpne krav på hvilken dato? | Følg opp forfalte poster |
| Resultat | Er vesentlige kostnader inkludert? | Avklar manglende periodiseringer |
| Kontantbeholdning | Hvilke kontoer inngår? | Sammenlign kommende betalinger |
Gjør avvikene handlingsbare
Vis forskjellen mot budsjett eller en sammenlignbar periode i både kroner og relevant forholdstall. Legg til en kort forklaring som skiller kjent årsak fra antakelse. Avtal hvem som skal undersøke et avvik og hvilken dato oppfølgingen skjer.
Terskler må tilpasses virksomheten. En rød farge er ikke et bevis på insolvens, og en grønn farge er ingen garanti for lønnsomhet. Sesong, store engangshendelser og ufullstendige data kan endre hvordan tallene skal forstås. Behold muligheten til å gå fra oversikten til detaljene.
Sørg for en vei tilbake til grunnlaget
Koble indikatorene til kontrollerbare rapporter. Bruk resultatregnskapet for inntekter og kostnader og balanserapporten for utestående poster. Kontroller at personene som leser oversikten har riktig tilgang til nødvendige detaljer, uten å få mer informasjon enn arbeidet krever.
Et månedlig møte kan begynne med én kontroll av datadatoen og én forklaring av manglende grunnlag. Dermed bruker ikke teamet halve møtet på å diskutere en forskjell som skyldes ulik oppdatering. Behold en lenke eller referanse til rapportversjonen som faktisk ble brukt, slik at senere oppfølging gjelder de samme tallene.
Oppdater definisjonene når arbeidsflyten endres. En indikator som var riktig før nye selskaper eller salgskanaler kom til, kan bli misvisende etterpå. Skriv derfor ned hvem som eier definisjonen og hvem som godkjenner endringer.
Altinns veivisere om budsjett og dokumentasjon av balansen gir relevant bakgrunn for å kontrollere økonomigrunnlaget.