Oppgaveoversikt og regnskapsfrister: fordel arbeid og kontroll
En fristliste er nyttig først når ansvar, grunnlag og leveringsbevis er tydelig.
En oppgaveoversikt for regnskapet bør vise mer enn en dato. Arbeid som skal registreres, kontrolleres, godkjennes og leveres kan ligge hos forskjellige personer. En oppgave merket «ferdig» blir tvetydig dersom ingen vet hvilket av disse stegene som faktisk er gjennomført.
Definer hva ferdig betyr
For en rapporteringsoppgave kan ferdig bety at grunnlaget er samlet, at avstemmingen er godkjent, eller at innsendingen er bekreftet. Lag separate trinn der forskjellen har betydning. Behold kvitteringen fra den faktiske leveringen når det er en ekstern rapporteringsplikt.
Et lite team har MVA-arbeid som intern planlagt oppgave. Bilag skal være inne mandag, kontrollen gjøres onsdag og ansvarlig godkjenner torsdag. De interne dagene er forutsetninger i et eksempel, og er ikke offentlige frister. Hvis et viktig bilag kommer sent, må teamet vurdere virkningen for både kontrollen og leveringen. Oppgaven blir ikke løst bare ved å flytte en intern kalenderhendelse.
| Trinn | Ansvar som må være tydelig | Spor å beholde |
|---|---|---|
| Innsamling | Hvem etterspør manglende grunnlag? | Liste over åpne dokumenter |
| Kontroll | Hvem undersøker saldoer og avvik? | Avstemming og forklaring |
| Godkjenning | Hvem har rett til å godkjenne? | Beslutning og eventuelle forbehold |
| Levering | Hvem sender og sjekker mottak? | Kvittering fra mottakeren |
Bruk offentlige frister fra riktig kilde
Hent gjeldende frist fra ansvarlig offentlig instans, og sjekk hvilken ordning og periode virksomheten omfattes av. En gammel terminliste kan bli feil ved en endret ordning. Tilgang til innsending må også være på plass; det hjelper lite at tallene er klare hvis ingen har riktig myndighet eller tilgang.
Sett interne frister som gir tid til avvik, men ikke fremstill dem som offentlige krav. Noter også hvilke oppgaver som er løpende og hvilke som følger av en bestemt hendelse, som en ny ansatt eller et avsluttet oppdrag.
Følg opp hindringer før siste dag
En åpen oppgave bør ha en årsak, en ansvarlig og neste kontrolltidspunkt. Skill «venter på kunde» fra «venter på intern godkjenning». Ved ferie eller sykdom trenger teamet en avtalt stedfortreder som faktisk har nødvendig tilgang og forståelse av oppgaven.
Når en levering er bekreftet, kontroller at kvitteringen gjelder riktig virksomhet og periode. Det kan være flere selskaper i samme arbeidsliste, og et vellykket mottak for ett selskap avslutter ikke automatisk oppgaven for et annet. Bruk en tydelig referanse i oppgaven fremfor å legge alle kvitteringene i en felles mappe uten forklaring.
Bruk balansekontrollen og en forståelig økonomioversikt som underlag, og behold begrensningene ved foreløpige tall.
Skatteetatens side om MVA-meldingen forklarer levering og tilgang. Altinns oversikt over regnskap og revisjon viser hvilke plikter som må vurderes for virksomheten. Kontroller den aktuelle offentlige fristen hver gang oppgaven planlegges.