Fra ordre til faktura uten dobbelt krav
Koble kundens bestilling til faktisk levering og tidligere fakturering.
En ordre beskriver bestilt arbeid eller varer, mens fakturaen skal vise det salget som dokumenteres. Kontroller levering og tidligere fakturering før en ordre omgjøres til et nytt krav. At ordren finnes i systemet betyr ikke at alt er levert eller ubetalt.
Følg én bestilling gjennom delene
Registrer juridisk kjøper, bestillingsreferanse, pris og leveransevilkår. Noter endringer med dato og aksept. En kundes kontaktperson kan flytte mellom selskaper, så ordredata bør ikke arve feil organisasjonsnummer ukritisk. Behold opprinnelig bestilling og avtalte tillegg.
Skill bestilte, leverte, fakturerte og returnerte mengder. Ved delfakturering trenger hver del en referanse til samme oppdrag. Ikke la en senere sluttfaktura ta med beløp som allerede er fakturert, med mindre dokumentløpet uttrykkelig viser hvordan tidligere deler håndteres.
| Status | Spørsmål | Dokument |
|---|---|---|
| Bestilt | Hva er avtalt? | Ordre og endringer |
| Levert | Hva har kunden mottatt? | Leveringsgrunnlag |
| Fakturert | Hvilken del er dokumentert? | Faktura og kreditnota |
Eksempel med to leveranser
En ordre gjelder 100 enheter. Først leveres 60 og faktureres etter avtalt grunnlag. De siste 40 kommer senere. Før neste faktura sammenligner bedriften ordren, leveringene og første faktura. Et samlet ordrebeløp skal ikke sendes en gang til bare fordi ordren fortsatt står åpen i oversikten.
Hvis kunden returnerer fem enheter, trenger retur og eventuell kreditnota også en kobling. Lagerstatus, kundesaldo og salgsdokument er ulike deler av kontrollen. En oppdatert lagerbeholdning er ikke i seg selv dokumentasjon på at kundekravet er redusert.
Kontroller hele forløpet
Altinns fakturaveiledning beskriver krav til salgsdokumentasjon. Ordren kan være nyttig underlag, men erstatter ikke nødvendigvis fakturaen. Avklar hvem som godkjenner fakturagrunnlaget og hvem som undersøker avvik. Ved systemvalg bør dere teste delvis levering, endring, retur og sluttfakturering med egne eksempler. Det er mer informativt enn bare å se at en normalsituasjon kan generere en PDF. Uenighet om avtalen må avklares før systemet brukes til å sende flere krav.
Før et oppdrag avsluttes, kontroller at ordren ikke fortsatt står med ufakturerte mengder som allerede er levert eller kansellert. Behold årsaken til restene, for eksempel en avtalt reduksjon. En automatisert sluttliste kan ellers lage et nytt krav lenge etter at kunden mener saken er ferdig. Gi ansvarlig person en avslutningskontroll som omfatter levering, faktura, kreditnota og kundesaldo, slik at statusen bygger på hele dokumentkjeden.