Ordreinnsikt fra bestilling til sluttoppgjør
En ordreoversikt bør vise hva kunden har bestilt, hva som er levert og hva som fortsatt gjenstår.
En ordreoversikt bør vise hva kunden har bestilt, hva som er levert og hva som fortsatt gjenstår. Skill bestillingsverdi fra fakturert og betalt beløp, slik at salgspipeline ikke blir brukt som ferdig inntekt.
Definer tydelige statuser
Bruk statuser som passer faktisk drift: tilbud, bekreftet bestilling, delvis levert, ferdig levert og oppgjort. Noter referanser til endringer, salgsdokumenter og betaling. Et system med mange statuser blir ikke nyttig hvis medarbeiderne bruker dem forskjellig.
| Status | Hva bekreftes? | Økonomisk betydning |
|---|---|---|
| Bekreftet | Avtale og omfang | Forpliktelse, ikke automatisk inntekt |
| Delvis levert | Mengde og dato | Restleveranse og mulig deloppgjør |
| Fakturert | Riktig dokument | Åpent krav eller oppgjør |
| Betalt | Mottatt beløp og kobling | Ikke bare betalingsløfte |
Eksempel med delvis levering
En ordre er avtalt til 50 000 kroner uten MVA. Halvparten av leveransen er utført, og 20 000 fakturert etter betalingsplanen. Ordreverdien, utført del og fakturert beløp er tre forskjellige tall. Regnskapsmessig tidfesting må vurderes etter avtale og levering, ikke bare ordreskjermen.
Hvis kunden bestiller et tillegg på 5 000, bør det ha egen aksept og kobling til ordren. Uten dette kan senere rapport vise større ordreverdi enn det kunden faktisk har forpliktet seg til. Bevar opprinnelig bestilling og dokumentert endring.
Bruk oversikten til handling
Se etter leveranser som er ferdige uten fakturagrunnlag, fakturaer uten oppgjør og ordre med gammel uavklart status. Avklar hvem som oppdaterer når en kunde avbestiller eller endrer omfang. Ved flere medarbeidere trenger hver sak en tydelig eier.
Ordreinnsikt kan støtte kapasitet og likviditetsplanlegging, men gir ingen garanti for fremtidig salg eller betaling. Kundetvist og kontraktsrett må håndteres separat. Artikkelen lover ingen bestemt programfunksjon; den angir opplysningene som må henge sammen. Gjennomgå et utvalg avsluttede ordre og test at hver status kan forklares med et dokument eller en konkret hendelse, fremfor bare en medarbeiders antakelse.
En intern pause i ordren bør ha en årsak og dato for neste vurdering. Hvis kunden venter på budsjett eller en teknisk beslutning, er forventet levering ikke like sikker som en bekreftet ordinær ordre. Marker dette i kapasitetsplanen uten å endre den dokumenterte bestillingshistorikken.
Kilder og neste kontroll
Altinn om faktura og kreditnota.
Altinn om budsjett i driftsfasen.
Les også samle flere leveranser på en faktura.
Les også tilleggsarbeid uten avtalt pris.