Prosjektregnskap som forklarer økonomien i oppdraget
Praktisk grunnlag, eksempler og kontrollpunkter for prosjektregnskap som forklarer økonomien i oppdraget.
Prosjektregnskap viser hvilke inntekter og kostnader som gjelder et avgrenset oppdrag. Definer prosjektet og merk grunnlaget før bokføringen blir omfattende. Et prosjektresultat kan bli misvisende hvis felleskostnader, timer eller senere leverandørkrav mangler.
Bestem hva som skal sammenlignes
Knytt kontrakt, budsjett, fakturering og kostnadsdokumenter til samme prosjekt. Angi om rapporten skal vise faktiske bokførte tall, prognose eller begge. Materialer kan kjøpes før de brukes, og faktura kan komme før eller etter arbeidet. Periodisering og korrekt regnskapsbehandling må derfor vurderes separat fra intern prosjektmerking.
| Grunnlag | Kontrollspørsmål | Feil å unngå |
|---|---|---|
| Salg | Hvilken milepæl gjelder fakturaen? | Samme leveranse telles flere ganger |
| Direkte kostnad | Hvilket prosjekt brukte varen eller arbeidet? | Standardprosjekt brukes uten vurdering |
| Felleskostnad | Finnes et rimelig dokumentert fordelingsgrunnlag? | Fordeling velges for å pynte resultatet |
Eksempel på et ufullstendig resultat
Et oppdrag har bokført inntekt på 200 000 kroner og registrerte direkte kostnader på 120 000. Rapporten viser dermed 80 000 før andre forhold. En leverandørfaktura på 30 000 for utført arbeid har ennå ikke kommet. Prognosen bør vise dette forventede beløpet særskilt og ikke fremstille 80 000 som endelig prosjektoverskudd. Korrekt bokføring av påløpt kostnad må vurderes ut fra underlaget.
Hvis ti arbeidstimer er registrert uten prosjekt, bør ansvarlig undersøke hvor de faktisk hører hjemme. Ikke flytt dem til prosjektet med mest ledig budsjett. Bevar godkjenningen og forklar eventuell endring i fordelingsmetode.
Bruk rapporten til oppfølging
Sammenlign avvik med kontrakt og gjennomføring. Avklar tillegg, endrede milepæler og gjenstående arbeid før nye lønnsomhetsanslag lages. Prosjektets betalingsbehov må også vises i likviditetsplanen; positivt resultat betyr ikke at kunden har betalt. Denne veiviseren beskriver intern kontroll. Bransjespesifikke krav, skatt, avgift og formelle prosjektregnskapsplikter må vurderes for den faktiske virksomheten med gjeldende offentlig veiledning.
Ved prosjektavslutning bør du undersøke om alle kjente kostnader og faktureringer er kommet med. Leverandørens sluttoppgjør kan komme etter at oppdraget operativt er ferdig. La avslutningslisten ha en ansvarlig og en kontroll av gjenstående avtaler. Da kan rapporten merkes foreløpig eller endelig med begrunnelse, fremfor at et prosjekt stenges bare fordi siste arbeidstime er registrert.