Regnskap i advokatfirma: skill drift, oppdrag og klientmidler
Klientmidler, honorarer og firmaets driftsøkonomi krever tydelige skiller og dokumentasjon.
Regnskap i et advokatfirma handler både om virksomhetens drift og om særskilt ansvar for klientmidler. En ordinær salgsrapport kan derfor ikke erstatte kontrollen av klientkontoer og klientansvar. Start med å kartlegge hvilke penger firmaet disponerer på egne vegne og hvilke som holdes for andre.
Lag egne spor for oppdrag og betalinger
Koble honorargrunnlaget til riktig klient og sak. Arbeidstimer, avtalte faste honorarer og utlegg må kunne forklares hver for seg. En kundes innbetaling kan gjelde et honorar, et forskudd eller penger som skal videre til en tredjepart. Beskriv formålet før den registreres som omsetning.
Et eksempel: Firmaet mottar 30 000 kroner fra en klient. Av dokumentasjonen fremgår 12 000 kroner som betaling av en faktura og 18 000 som midler for et annet formål. Hele innbetalingen kan ikke uten videre brukes som salgstall. Eksemplet viser behovet for å skille beløp; korrekt bokføring og avgiftsbehandling avhenger av den faktiske avtalen og reglene.
| Kontrollområde | Relevant grunnlag | Ansvar å avklare |
|---|---|---|
| Honorarfakturering | Oppdragsavtale og arbeidsgrunnlag | Hvem godkjenner fakturaen? |
| Klientmidler | Kontoutskrift og klientspesifikasjon | Hvem gjennomfører avstemming? |
| Utlegg | Bilag og sammenheng med saken | Hvem vurderer behandlingen? |
| Tilganger | Roller og fullmakter | Hvem kan registrere og betale? |
Bruk særskilte rutiner for klientmidler
Advokattilsynet har egne retningslinjer og dokumentasjonskrav for avstemming av klientmidler. Følg gjeldende veiledning, og sørg for at klientspesifikasjonen og bankgrunnlaget gjelder samme tidspunkt. Forklar differanser og følg opp feil. Det er ikke tilstrekkelig at totalsaldoen ser rimelig ut dersom fordelingen på klientene er uklar.
Avklar også hvilken dokumentasjon revisor og ansvarlig advokat trenger, og hvordan endringer i rutinen blir godkjent. Et generelt regnskapsprogram må vurderes opp mot firmaets konkrete krav; tilstedeværelsen av bankavstemming beviser ikke at løsningen oppfyller alle krav til klientmiddelregnskap.
Følg driftsøkonomien separat
Se på oppdragenes lønnsomhet, utestående honorarer og kapasitet i firmaet. Bruk resultatregnskapet og balansen for driften, med tydelige forklaringer av hva rapportene omfatter.
Ved bytte av medarbeider bør firmaet også avtale hvem som overtar åpne avvik i klientmiddelkontrollen. Overleveringen trenger referanser til dokumentene og en forklaring av hva som er undersøkt. En ny ansvarlig bør kunne fortsette kontrollen uten å være avhengig av muntlige opplysninger fra en person som har sluttet.
Unngå å legge sensitive saksopplysninger i brede økonomioversikter. Begrens innhold og tilgang til det formålet som skal løses. Denne gjennomgangen er en struktur for kontroll, og erstatter ikke firmaets konkrete vurdering av profesjonskravene.
Les Advokattilsynets veiledning om klientmidler og Altinns oversikt over regnskap og revisjon.