Regnskap i arkitekt- og ingeniøroppdrag
Følg timebruk, milepæler og avtalte endringer uten å miste prosjektets økonomi.
I arkitekt- og ingeniøroppdrag kan fakturering følge milepæler, timer eller en kombinasjon. Dokumenter hva som er avtalt og hva som faktisk er levert før prosjektinntekten vurderes. En lang timeliste er ikke nødvendigvis en rett til å sende et større krav.
Koble dokumentene til prosjektet
Gi oppdraget en fast referanse og lagre tilbud, avtale, endringsordre og leveransebekreftelser. Noter kundens juridiske identitet og eventuelle bestillingsreferanser. Bruk revisjonsdato på dokumenter som endres underveis, slik at faktureringen ikke bygger på feil versjon av oppdragsomfanget.
Skill intern timebruk, lønnsgrunnlag og timer som kan faktureres. En fastprisavtale trenger timer for styring, men kundens betalingsplikt følger avtalen. Underleverandørkostnader og ekstra oppdrag må kobles til godkjente bestillinger. Unngå å samle alle kjøp på én generell prosjektkonto uten forklaring.
| Grunnlag | Kontroll | Betydning |
|---|---|---|
| Milepæl | Avtalt innhold og godkjenning | Fakturering av riktig del |
| Timearbeid | Timer og prisvilkår | Ikke alle interne timer er fakturerbare |
| Endring | Bestilling og aksept | Avgrensning av tillegget |
Eksempel med en prosjektendring
Et firma har et oppdrag på 200 000 kroner fordelt på fire avtalte milepæler. Etter første levering bestiller kunden en ny beregning. Tillegget dokumenteres særskilt med prisgrunnlag og hvem som godkjente det. Firmaet kontrollerer at opprinnelig milepæl og tilleggsarbeid ikke faktureres to ganger gjennom ulike dokumenter.
Ved månedlig resultatkontroll må leverte, ubetalte og ufakturerte deler holdes adskilt. Altinns periodiseringsveiledning forklarer at regnskapets inntekter skal følge opptjening. Prosjektets interne oversikt er ikke alene en avgjørelse om riktig regnskapsføring.
Bruk kontrollen til neste beslutning
Sammenlign forventet gjenstående arbeid med inntekter som fortsatt kan faktureres. Et prosjekt som har brukt hele timebudsjettet tidlig, trenger en driftsbeslutning selv om siste faktura ikke er forfalt. Avklar også hvordan fortrolige kunde- og prosjektopplysninger lagres. Systembehovet bør testes med endringsordre, delfakturering og underleverandørkjøp, slik at valg av løsning bygger på faktiske arbeidsprosesser. Denne veiviseren avgjør ikke kontraktsmessige rettigheter ved en uenighet om oppdraget.
Ved underleverandører bør faktura og leveranse knyttes til samme prosjektversjon som kundens avtale. En teknisk bestilling kan være gjort for et forslag som senere ble endret, og kostnaden kan fortsatt være reell selv om den ikke kan faktureres videre. Behold beslutningen om hvem som bærer kostnaden. Prosjektresultatet bør vise slike avvik tydelig, slik at neste tilbud bygger på erfaring og ikke bare på fakturert kundebeløp.