Økonomikontroll for et arrangement
Skill bestillinger, forskudd, gjennomførte leveranser og sluttoppgjør per arrangement.
Et arrangement kan ha mange bestillinger før inntektene kommer og flere leverandører med ulike betalingsvilkår. Bruk én arrangementoversikt som viser både avtalt og gjennomført økonomi. Budsjett, bankbeholdning og regnskapsresultat svarer på forskjellige spørsmål.
Samle avtaler og beslutninger
Registrer lokaler, teknikk, innleide tjenester og andre leveranser med ansvarlig bestiller. Noter forskudd, avbestillingsvilkår og endringsfrister. En bekreftet bestilling kan gi fremtidig betalingsforpliktelse selv om fakturaen ikke er mottatt. Hold godkjent budsjett atskilt fra faktiske bilag.
På inntektssiden skilles billetter, oppdragsbetaling, sponsoravtale og gaver. Avgiftsstatus må vurderes for den konkrete leveransen og organisasjonen. Ikke bruk ordet arrangement som én generell salgsart. Ved kontantsalg undersøkes kassekrav; ved sponsorinntekt må motytelsene beskrives.
| Tidspunkt | Kontroll | Underlag |
|---|---|---|
| Før arrangement | Forpliktelser og forskudd | Bestillinger |
| Under gjennomføring | Leveranse og ekstraarbeid | Godkjenninger |
| Etterpå | Fakturaer og oppgjør | Sluttoversikt |
Eksempel med uventet tillegg
Et arrangement har avtalt teknikk til 20 000 kroner. På dagen bestiller ansvarlig ekstra utstyr til 4 000 kroner. Endringen dokumenteres med hvem som godkjente og hva som ble levert. Når fakturaen på 24 000 kommer, kan kontrolløren forklare forskjellen. Uten endringsgrunnlaget kunne beløpet blitt godkjent eller avvist på feil premiss.
Kundens forskudd kan dekke kostnader før arrangementet, men inntektsføring må vurderes etter levering og foretakets regler. En positiv bankkonto etter forskuddet betyr ikke at arrangementet allerede har overskudd. Altinn beskriver periodisering som plassering av inntekter og kostnader i riktig periode.
Avslutt økonomien med avviksliste
Etterlys leverandørfakturaer, krediteringer og medarbeiderutlegg. Sammenlign planlagt og faktisk omfang, og avklar kostnader som gjelder flere arrangementer. Noter åpne kundekrav og refusjoner. En sluttoversikt bør kunne forstås av en annen person og brukes til å planlegge neste arrangement. Denne rutinen avgjør ikke alle avgifts- eller kontraktsspørsmål ved billettsalg og avbestilling; uvanlige leveranser må vurderes med avtaler og faktisk innhold tilgjengelig.
Et arrangement bør ha en intern dato for når bestillere skal levere siste dokumentasjon. Forklar at denne datoen er en arbeidsrutine og ikke nødvendigvis en offentlig rapporteringsfrist. Etter fristen må nye bilag fortsatt meldes videre og vurderes korrekt. Behold en sluttliste over åpne forpliktelser og forventede refusjoner, slik at arrangementet ikke fremstår avsluttet mens en leverandør fortsatt venter på oppgjør eller en kunde mangler tilbakebetaling.