Regnskap og dokumentflyt i bemanningsdrift
Koble arbeidstid, lønn og kundekrav uten å anta at de følger samme beløpsgrunnlag.
Et bemanningsforetak trenger en dokumentkjede fra arbeidsavtale og oppdrag til lønn og kundebetaling. Skill arbeidstakerens rettigheter fra det som kan faktureres kunden. En kundes manglende betaling avgjør ikke alene arbeidsgiverens lønnsplikt.
Avklar oppdrag og arbeidsgrunnlag
Noter arbeidstaker, kunde, oppdragsperiode, godkjent arbeidstid og avtalte tillegg. Timelisten bør vise hva som faktisk er utført og hvem som bekreftet opplysningene. Lønnsgrunnlag og fakturagrunnlag kan være forskjellige, blant annet gjennom avtalte priser og ulike kostnadskomponenter. Ikke bruk kundens timesats som direkte lønnssats.
Arbeidstilsynet beskriver godkjenningskrav og plikter for bemanningsforetak. Regnskapsløsningen erstatter ikke denne vurderingen eller krav til likebehandling og arbeidsvilkår. Behold relevante avtaler og avklar hvem som følger endringer, fravær og avslutning av oppdrag.
| Grunnlag | Bruk | Kontroll |
|---|---|---|
| Arbeidsavtale | Arbeidsforhold og lønn | Gjeldende vilkår |
| Timeliste | Faktisk arbeid | Person, dato og oppdrag |
| Kundeavtale | Fakturering | Godkjent pris og omfang |
Eksempel med ulike satser
Et oppdrag faktureres med en avtalt sats, mens arbeidstakeren har egne dokumenterte lønnsvilkår. Kunden bestrider to registrerte timer. Bemanningsforetaket undersøker timene og avtalen før fakturaen endres. Lønnsbehandlingen må vurderes separat etter arbeidsforholdet; den blir ikke automatisk redusert fordi kunden har protestert på kravet.
Et oppdrag kan virke lønnsomt hvis bare brutto lønn sammenlignes med kundesatsen. Andre relevante personalkostnader, administrasjon og fraværsforhold må også forstås i intern økonomistyring. Denne beregningen må ikke blandes med arbeidstakerens juridiske rettigheter.
Kontroller rapportering og tilgang
Avstem lønnsgrunnlag, relevante rapporteringer og betalinger etter gjeldende regler. Begrens hvem som ser ansattopplysninger, og gjør nødvendig dokumentasjon tilgjengelig ved fravær. Altinns bilagskrav gjelder også denne kjeden. Test et system med endret oppdrag, korrigert timeliste og sluttoppgjør før rutinen tas i bruk. Denne veiviseren beskriver dokumentflyt og økonomikontroll, men fastsetter ikke konkrete lønns- eller innleievilkår for et bestemt oppdrag.
Ved oppdragsendring midt i en lønnsperiode bør dere kontrollere hvilken dato de nye vilkårene gjelder fra. En kundebekreftelse kan komme senere enn arbeidsendringen og må ikke erstatte dokumentert arbeidstid. Noter hvordan tvil om timer avklares med arbeidstaker og oppdragsansvarlig, og hvem som korrigerer grunnlaget. Oppbevar riktig versjon av lønns- og faktureringsgrunnlaget, slik at en etterfølgende kontroll kan se hva som ble godkjent før utbetaling og hva som senere ble endret.