Regnskap når samme eier har flere selskaper
Flere selskaper med samme eier har fortsatt forskjellige regnskaper, avtaler og betalingsforpliktelser.
Flere selskaper med samme eier har fortsatt forskjellige regnskaper, avtaler og betalingsforpliktelser. Identifiser riktig juridisk virksomhet ved hver hendelse, slik at felles navn eller administrasjon ikke fører til sammenblanding.
Gjør selskapstilhørigheten synlig
Bruk organisasjonsnummer, egne bankkontoer og tydelig dokumentreferanse. Ved felles innkjøp må det avklares hvem som er kjøper og hvordan eventuelle kostnader mellom selskapene skal dokumenteres. Et bilag kan ikke fritt flyttes til selskapet som har best likviditet.
| Hendelse | Kontroll | Dokumentasjon |
|---|---|---|
| Salg | Hvem inngikk avtalen? | Bestilling og faktura |
| Innkjøp | Hvem bruker og eier? | Faktura og relevant avtale |
| Betaling | Hvilket selskap betaler? | Bankpost og mellomværende |
| Felles ressurs | Hvordan fordeles bruken? | Saklig grunnlag og avtale |
Eksempel med feil betalingskonto
Selskap A kjøper en tjeneste for 12 000 kroner, men selskap B betaler fra sin bankkonto. Kostnaden tilhører ikke automatisk B. Hendelsen må dokumenteres og et eventuelt mellomværende avklares, med behandling som passer det faktiske forholdet.
Hvis samme betaling brukes til å avslutte leverandørposten i begge selskaper, blir historikken feil. Knytt betalingen til én mottatt faktura og avklar forpliktelsen mellom selskapene. Felles eierskap gjør ikke alle transaksjoner avgiftsfrie eller skattemessig uproblematiske.
Kontroller adgang og rapportering
Gi brukere tilgang til riktig selskap og oppgave. Test at fakturering og rapporter faktisk gjelder valgt virksomhet. Ved like kundenavn eller leverandørnavn er organisasjonsnummer og dokumentreferanse særlig nyttig.
Mellomværender bør avstemmes hos begge parter med samme dato. En saldo som er fordring hos A bør forklares mot B sitt grunnlag. Juridiske, skattemessige og avgiftsmessige forhold mellom nærstående krever konkrete vurderinger. Artikkelen gir ingen generell regel om lån, konsernbehandling eller fradrag. Den praktiske rutinen er å bevare skillet gjennom hele arbeidsløpet, slik at felles administrasjon aldri blir en grunn til å blande hvem som kjøpte, leverte eller skylder pengene.
Kontroller også kunderegister og fakturamal ved selskapsskifte. En bruker kan velge riktig bokføring, men likevel sende dokumentet med feil logo eller organisasjonsnummer. Test en faktisk faktura fra hvert selskap, og bekreft at kundens juridiske kjøper og bedriftens juridiske selger er tydelige.
Kilder og neste kontroll
Altinn om faktura og kreditnota.
Les også eier har både enk og as.
Les også salg fakturert fra feil selskap.