Regnskap for importør og grossist
Følg varekjøp, innførsel, lager og salg uten å blande dokumentenes ulike datoer.
En importør kan ha varefaktura, tolldeklarasjon og bankbetaling i forskjellige perioder. Koble dokumentene til samme forsendelse, men vurder dato og grunnlag for hver oppgave. Ingen enkelt bankpost viser hele importhendelsen.
Bygg en forsendelsesoversikt
Ta med leverandør, faktura, pakkeliste, frakt, deklarasjonsreferanse og mottak. Sammenlign mengde og verdi, og forklar avvik som skyldes tillegg eller delleveranser. Feil i tolldokumentet må avklares hos ansvarlig part. En intern regnskapsretting gjør ikke automatisk deklarasjonen riktig.
Skatteetaten beskriver at MVA-registrerte importører beregner innførsels-MVA og rapporterer i meldingen. Dette gjelder også innførsel der varen ikke gir fradragsrett. Beregnet avgift og fradrag må derfor vurderes hver for seg. Fakturadato og ekspedisjonsdato kan bestemme forskjellige perioder for kjøpsbokføring og innførselsrapportering.
| Del | Dokument | Kontroll |
|---|---|---|
| Innkjøp | Varefaktura | Pris og valuta |
| Innførsel | Deklarasjon | Verdi, tillegg og dato |
| Lager | Mottak og telling | Faktisk antall og sted |
Eksempel med levering over årsskiftet
En leverandør fakturerer i desember, mens varene ekspederes inn i Norge i januar. Oversikten viser begge datoer. Bedriften bruker ikke én dato ukritisk til all behandling. Den avstemmer deklarasjon mot levering og vurderer kjøp og innførsel etter de relevante reglene.
Dersom halve sendingen mangler, må lager, leverandørkrav og deklarasjonsopplysninger undersøkes. En restordre er ikke det samme som skadde varer eller en retur. Behold kommunikasjon og dokumentkorrigeringer med forsendelsesreferansen.
Følg margin og kapitalbinding
En grossist trenger også oversikt over varer som fortsatt ligger på lager. Innkjøpsbeløpet alene er ikke periodens vareforbruk. Frakt og andre kostnader må klassifiseres etter faktisk grunnlag, og salg til kunder kobles til riktig dokumentasjon. Test løsningen med valuta, dellevering, intern lagerflytting og kreditnota. Altinns balansedokumentasjon og Skatteetatens importveiledning gir rammer, men særtilfeller som midlertidig innførsel eller retur krever egen kontroll. En generell importmal kan ikke uten videre brukes på alle varestrømmer.
Ved mange speditører bør deklarasjonsoversikten sammenlignes med forsendelseslisten, ikke bare med dokumentene som tilfeldigvis kom til regnskapsinnboksen. En manglende fil kan ellers bli oversett fordi bankbetalingen allerede er forklart. Noter hvem som henter deklarasjoner og følger feil hos riktig part. Når en korrigering kommer, kobles den til original sending, slik at den ikke feilaktig blir registrert som en ny innførsel eller en ekstra vareleveranse.