Regnskap for reklame- og designbyrå
Skill oppdragsinntekt, egen tid og kjøp på kundens vegne i byråets økonomi.
Et byrå kan fakturere strategi, produksjon og annonsekostnader i samme oppdrag. Beskriv hvem som kjøper hver leveranse og hva byrået faktisk leverer videre. Et banktrekk fra en annonseplattform er ikke automatisk et utlegg som kan sendes kunden uten nærmere dokumentasjon.
Bevar oppdragsomfanget
Koble tilbud, bestilling og godkjente endringer til oppdraget. Noter timer, leveranser og hvilke kostnader kunden har akseptert. Skill intern tidsbruk fra fakturerbar tid, særlig ved fastpris. En ekstra kreativ runde kan være inkludert eller et tillegg; det avgjøres av avtalen, ikke av at den registreres i timelisten.
Ved kjøp på vegne av kunden må avtalepart og dokumenter undersøkes. Hvis leverandøren fakturerer byrået, er det ikke nødvendigvis et rent utlegg for kunden. Viderefakturering, tjenestesalg og refusjon kan ha ulike spørsmål. Avklar behandlingen med faktiske avtaler og salgsdokumenter tilgjengelig.
| Oppdragsdel | Dokument | Kontroll |
|---|---|---|
| Byråarbeid | Avtale og leveranse | Riktig prisgrunnlag |
| Ekstern produksjon | Leverandørkjøp | Faktisk kjøper |
| Annonsekjøp | Plattformfaktura | Kunde eller byrå som mottaker |
Eksempel med et kampanjeoppdrag
Et byrå avtaler 30 000 kroner for arbeid og et separat annonsebudsjett. Plattformfakturaen kommer til byrået, mens kunden betaler byrået. Dokumentene må forklare kjøperforholdet og videre leveransen; beløpet bør ikke bare flyttes gjennom regnskapet som om alle utlegg følger én standardregel. Valuta og utenlandsk tjenestekjøp vurderes også der det er aktuelt.
Internprosjektet viser at arbeidet brukte 20 timer mer enn planlagt. Dette er nyttig for margin og prising av neste oppdrag, men skaper ikke automatisk et nytt kundekrav. Behold avtalt omfang i vurderingen.
Avstem oppdragets økonomi
Sammenlign levert arbeid, fakturerte deler, eksterne kostnader og åpne kundekrav. Altinns faktura- og periodiseringsveiledning gir rammer for dokumentasjonen. Kontroller også abonnementer og kjøp som gjelder flere kunder. En rapport skal vise forutsetningene bak marginen, ikke bare en totalsum etter betaling. Ved systemvalg test endringsordre, delfakturering, utenlandsk leverandør og et avsluttet oppdrag med kreditering.
Ved flere annonsekontoer bør dere holde kunde, periode og dokumentmottak tydelig. Et samlet korttrekk kan dekke flere kampanjer og selskaper. Bevar plattformens faktura og forklaring på hvilken kundeoppgave kjøpet gjelder. Hvis byrået forskutterer store beløp, må likviditetsrisiko vurderes separat fra prosjektmarginen. En forventet viderebetaling fra kunden er ikke tilgjengelige penger før den er mottatt, selv om kostnaden er korrekt dokumentert.