Regnskapsrutiner for en renholdsbedrift
Koble avtaler, timer, lønn og fakturering til dokumenterte renholdsoppdrag.
En renholdsbedrift kan ha mange gjentakende oppdrag med små endringer i omfanget. Koble fakturering og kostnader til den konkrete avtalen, slik at ekstraarbeid ikke forsvinner mellom timelisten og månedsfakturaen. Et fast beløp alene viser ikke om oppdraget er lønnsomt.
Lag en oppdragsoversikt
Noter kunde, lokasjon, avtalt frekvens, pris og hvilke oppgaver som er inkludert. Skill vanlig renhold fra ekstrabestillinger som vindusvask eller større opprydding. Behold endringsbekreftelser og dato for nye vilkår. Kunden kan bruke et annet navn på bygget enn det juridiske foretaket som kjøper tjenesten.
Registrer gjennomført arbeid og ansvarlig medarbeider. Arbeidstimer, lønnsgrunnlag og fakturerbare timer er forskjellige størrelser. Fastprisavtaler trenger fortsatt opplysninger om ressursbruk for intern styring. Ikke la samme timeliste utløse en ekstra faktura hvis arbeidet allerede er inkludert i avtalt månedspris.
| Opplysning | Bruk | Kontroll |
|---|---|---|
| Avtale | Fakturagrunnlag | Riktig versjon |
| Gjennomførte timer | Ressurs- og lønnsgrunnlag | Riktig medarbeider og periode |
| Ekstrabestilling | Mulig tillegg | Kundens aksept |
Eksempel med en endret lokasjon
Et oppdrag har fast månedspris på 9 000 kroner. Kunden åpner et nytt rom og bestiller ekstra renhold fra den femtende. Bedriften dokumenterer endringen og avtaler hvordan tillegg prises. Fakturaen beskriver perioden og tillegget. En prisendring uten avtale kunne ellers blitt et uavklart krav, mens arbeid uten dokumentert tillegg kunne blitt utført uten oppfølging.
Materiell som brukes på flere oppdrag trenger en begrunnet internfordeling hvis prosjektresultater skal sammenlignes. Velg en nøkkel som passer faktisk bruk, fremfor å legge alle kjøp på den kunden som tilfeldigvis hadde siste besøk.
Kontroller avvik månedlig
Sammenlign avtalt arbeid, gjennomføring, fakturering og ubetalte krav. Etterlys bilag fra ansatte mens kjøpene er ferske. Altinns faktura- og bilagsveiledning gir rammer for dokumentasjonen. Arbeidsrettslige vilkår og bransjekrav må undersøkes separat; denne rutinen avgjør ikke lønnssatser eller godkjenningskrav. Et regnskapssystem bør vurderes med bedriftens faktiske oppdrag og dokumentflyt som test, ikke bare med en generell demonstrasjon av fakturering.
Ved mange kundelokasjoner bør dere ha én avklart praksis for reise, materiell og ekstraarbeid. Ulike prosjektledere kan ellers måle margin med forskjellige forutsetninger. Beskriv hvilke kostnader som føres direkte og hvilke som vises sentralt. Sammenlign nye oppdrag med den samme modellen, slik at et tilsynelatende lønnsomt tilbud ikke bygger på at viktige kostnader er utelatt. Dette er intern økonomistyring og avgjør ikke kundenes avtalte betalingsplikt.