Regnskap for restaurant og kafé
Følg dagsoppgjør, varekjøp og bemanning med dokumentasjon som forklarer driften.
En restaurant kan ha høyt salg én dag og likevel svak økonomi hvis råvarer, svinn og bemanning ikke følges. Koble dagens registrerte salg til oppgjør og kostnader uten å bruke bankens nettoutbetaling som salgsrapport. En kasseintegrasjon er bare én del av rutinen.
Lag en kjede fra salg til bank
Bevar kvitteringer, journal og dagsoppgjør fra kassasystemet. Avstem kontanter, terminalrapporter og mobile betalinger mot registrert salg. Kortinnløseren kan trekke gebyr og betale flere dager samlet. Dokumenter derfor oppgjørsreferansen og datoene, slik at regnskapet ikke mister salgsdagene bak bankposten.
Kontroller produktgrupper og den faktiske avgiftsbehandlingen. Matleveranse og servering kan ha forskjellige vurderinger; koden må følge det som leveres. Ikke sett en samlet sats bare fordi alle varer selges fra samme lokale. Nye retter, pakker og bestillingskanaler bør gjennomgås før standardoppsettet kopieres.
| Kontroll | Underlag | Avvik |
|---|---|---|
| Dagsoppgjør | Z-rapport og betaling | Kontantdifferanse |
| Varekjøp | Faktura og mottak | Feil mengde eller retur |
| Personalkostnad | Arbeid og lønnsgrunnlag | Manglende opplysninger |
Eksempel med et helgeoppgjør
Helgens registrerte kortsalg er 40 000 kroner, mens banken mottar 39 200 etter dokumentert gebyr. Regnskapet trenger begge beløp og oppgjørsdokumentet. Hvis et returbeløp også inngår, må det forklares separat. Det er ikke riktig å redusere salget vilkårlig til bankbeløpet.
Råvarefakturaer kontrolleres mot mottak, særlig når leveransen er delvis eller avviker. Lager og svinn bør kunne forklares, slik at innkjøp ikke blir den eneste målestokken for vareforbruket. En intern svinnliste avgjør ikke alene avgiftsbehandlingen av uttak og gaver.
Følg driften regelmessig
Sammenlign perioder med samme metode for kostnader og salg. Noter arrangementer og andre forhold som forklarer en uvanlig uke. Arbeidsrettslige regler, personallistekrav og andre bransjekrav må undersøkes separat. Altinns kasseveiledning beskriver dokumentasjon og dagsoppgjør, men erstatter ikke hele regelverket for serveringsdrift. Test valgt regnskapsløsning med både normalt salg, retur, gebyr og leverandørkreditering før rutinen settes i drift.
Sett en fast rutine for å undersøke leverandørkrediteringer etter feil eller manglende råvarer. En muntlig lovnad fra sjåføren er ikke det samme som mottatt dokumentasjon eller tilbakebetaling. Noter hvilken levering saken gjelder og hvem som etterlyser kreditnotaen. Kontroller også kontantbeholdning ved ansvarsskifte mellom vakter. En senere riktig totalsum kan skjule at dagens differanse ble overført til neste person uten avklaring.