Bankintegrasjon som faktisk gir oversikt
Test kontodekning, oppdatering, fakturamatching og avstemming før du velger bankintegrasjon. En bankkobling er ikke det samme som ferdig regnskapskontroll.
Finn svaret du trenger
En bankintegrasjon er nyttig når du ser hva som er betalt, hva som mangler og hva som fortsatt må undersøkes. Antall automatiske treff forteller ikke alene om koblingen passer bedriften. Start med kontoene og betalingene dere faktisk bruker.
Avklar hva ordet bankintegrasjon betyr i tilbudet
| Funksjon | Hva du spør leverandøren om |
|---|---|
| Henting av bevegelser | Hvilke banker, kontotyper og valutaer støttes i deres oppsett? |
| Matching | Foreslås koblinger til eksisterende fakturaer, eller opprettes regnskapsposter? |
| Betaling | Kan løsningen bare lese, eller også klargjøre betalinger? Hvem godkjenner? |
| Tilgang | Hvem har tillatelse, og hvordan trekkes den tilbake ved bytte? |
| Historikk | Fra hvilken dato hentes data, og hvordan håndteres eldre perioder? |
Ikke legg til grunn at lesetilgang også betyr rett til å gjennomføre betalinger. Et forslag i systemet er heller ikke samme hendelse som et oppgjør i banken. Be om en visning av begge statusene for en vanlig leverandørfaktura.
Test med fire betalinger som oppfører seg ulikt
Bruk en ordinær innbetaling, en delbetaling, en samlet innbetaling for to fakturaer og en betaling med uventet referanse. I et konstruert testsett har samme kunde fakturaer på 5 000 og 7 000 kroner, men betaler 12 000 samlet. En god arbeidsflyt lar dere dokumentere at begge krav er gjort opp. En tekstlikhet mellom kundens navn og én faktura er ikke tilstrekkelig.
Prøv deretter en faktura på 9 000 som bare er betalt med 6 000. De siste 3 000 må fortsatt vises som åpne. Bruk Avstem kundefordringene til å kontrollere at betalingsstatus og kundesaldo henger sammen.
Gjør byttet uten dobbeltimport
Sett en tydelig overgangsdato og noter siste dato som er avstemt i det gamle oppsettet. Ta vare på hvilken periode som allerede er importert. Når samme konto kobles på nytt, må dere kunne oppdage om de samme bankpostene kommer inn enda en gang.
| Før byttet | Etter første oppdatering |
|---|---|
| Noter konto og siste avstemte saldo | Sammenlign samme konto og dato |
| Dokumenter siste importerte transaksjon | Sjekk om denne eller eldre poster er importert på nytt |
| List åpne leverandør- og kundefakturaer | Kontroller at gamle betalinger ikke oppretter nye kostnader eller inntekter |
| Avklar hvem som har tilgang | Bekreft at bare de avtalte brukerne har riktig tilgang |
Dobbel import av bankbetalinger trenger en annen oppfølging enn to faktiske betalinger til samme leverandør. Undersøk bankens egne referanser før dere velger korrigering.
Behold en avstemming selv når mye matches automatisk
Altinns veiledning om dokumentasjon av balansen beskriver at bokført bank må kunne sammenholdes med bankens saldo. Et automatisk treff bør derfor ha et synlig grunnlag, og uavklarte poster må fortsatt kunne listes ut. Se Bankavstemming med eksempel for et regneeksempel.
Hvis integrasjonen står stille, bør noen se når siste oppdatering kom og hvilken periode som mangler. En stabil gammel saldo er ikke nødvendigvis dagens saldo. Avtal hvem som følger opp en feil og hvordan dere arbeider mens data mangler.
Vurder kostnad og kontroll sammen
Be om pris for det konkrete bankoppsettet, eventuelle tillegg, ekstra kontoer og nødvendig hjelp ved oppstart. Sammenlign også tiden dere bruker på restlisten etter at automatisk matching er gjort. Det er ofte der dere finner forskjellen mellom en pen demonstrasjon og en nyttig arbeidsdag.
ReAI tilbyr bankintegrasjon og bankmatching. Bekreft støtte for akkurat deres bank, kontoer og arbeidsdeling, og prøv et representativt utvalg betalinger før dere endrer den løpende rutinen.