Rette bokførte bilag med sporbarhet
Praktisk grunnlag, eksempler og kontrollpunkter for rette bokførte bilag med sporbarhet.
Et bokført bilag som er feil, må rettes slik at den opprinnelige registreringen og endringen fortsatt kan etterprøves. Ikke skjul historikken ved å overskrive dokumenter uten et avklart rettingsløp. Bokføringsloven har regler om retting av bokførte opplysninger.
Finn hva som faktisk er feil
Skill feil dokument, feil beløp, feil konto, feil motpart og feil periode. Kontroller om oppgaven også påvirker faktura, betaling, avgiftsmelding eller annen rapportering. En ny intern post er ikke nødvendigvis nok dersom selve salgsdokumentet er feil. Dokumenter årsak og riktig grunnlag før du velger metode.
| Feiltype | Første undersøkelse | Oppfølging |
|---|---|---|
| Feil kontering | Originalbilag og faktisk formål | Sporbar regnskapsretting |
| Feil faktura | Avtale og sendt dokument | Riktig kreditnota eller dokumentløp vurderes |
| Feil periode | Leveranse, datoer og rapportering | Berørte perioder undersøkes |
Eksempel på feil kostnadskonto
En dokumentert forsikringsfaktura på 8 000 kroner er registrert som varekjøp. Bankbetalingen og leverandøren stemmer. Rettingen bør endre relevant klassifisering med sporbarhet uten å opprette en ny bankbetaling. Et nytt varekjøp med minusbeløp og en ny forsikringspost må behandles etter systemets og regelverkets riktige metode, ikke som tilfeldige justeringer.
Hvis fakturaen også har feil avgiftsbehandling, må dette undersøkes særskilt. En korrekt total kostnad er ikke bevis på at avgiftsrapporteringen er riktig. Bevar vurderingen og eventuelle koblinger til korrigerte meldinger.
Kontroller resultatet etterpå
Sammenhold konto, motpart, saldo og berørte rapporter. Rett samme feil bare én gang, også når både regnskapsansvarlig og ekstern hjelper arbeider med saken. En kort avvikslogg kan vise ansvar og status. Denne veiviseren beskriver et kontrollløp og fastsetter ikke rettingsmetoden for alle systemer eller perioder. Låste eller allerede rapporterte perioder kan kreve særskilt behandling, og vesentlige feil bør vurderes med kvalifisert hjelp før saken lukkes.
Når rettingen er gjennomført, bør den ansvarlige kontrollere at den opprinnelige feilen ikke også ligger i en annen rapport eller importfil som senere kan brukes igjen. Ellers kan et allerede rettet avvik oppstå på nytt. Bevar en kort forklaring med originalreferanse, korrigeringsreferanse og dato. Det gjør historikken forståelig for den som senere overtar regnskapsarbeidet eller undersøker periodens grunnlag.