Prosjektregnskap som dokumenterer SkatteFUNN
Skill godkjent utviklingsarbeid, faktisk kostnad og ordinær drift i prosjektgrunnlaget.
Et godkjent SkatteFUNN-prosjekt trenger et etterprøvbart kostnadsgrunnlag. Følg faktiske aktiviteter og kostnader underveis, fremfor å bruke søknadsbudsjettet som ferdig regnskap. Godkjenning av prosjektet betyr ikke at alle bedriftens utgifter kan tas med.
Koble arbeidet til godkjent prosjekt
Behold prosjektbeskrivelse, delmål og godkjenningsperiode. Registrer hva medarbeiderne arbeider med og hvilke kostnader som har direkte sammenheng med prosjektet. Skill normal produktdrift, salg og generell administrasjon fra den godkjente forsknings- og utviklingsaktiviteten.
Forskningsrådet beskriver krav om prosjektregnskap og timelister, med signering minst hvert kvartal av både den som arbeider og prosjektansvarlig. Timelistene må vise dato, timer og relevant delmål eller arbeidspakke. Ulønnet arbeidsinnsats kan ikke regnes som faktisk lønnskostnad. Gjeldende satser, grenser og vilkår må kontrolleres før skattekravet beregnes.
| Grunnlag | Dokument | Kontroll |
|---|---|---|
| Timer | Daterte og signerte lister | Arbeidspakke og person |
| Kjøp | Faktura og prosjektforklaring | Relevant faktisk kostnad |
| Periode | Godkjenning | Riktig kalenderår |
Eksempel med delt arbeidsdag
En medarbeider bruker fire timer på godkjent eksperimentering og tre timer på vanlig kundestøtte. Timelisten beskriver de fire prosjekttimene og relevant arbeidspakke. Kundestøtten legges ikke inn bare fordi personen arbeider i samme selskap. Prosjektkostnaden beregnes etter de aktuelle vilkårene, ikke etter hele lønnsutbetalingen for dagen.
En faktura som gjelder både prosjekt og drift trenger også en forklart fordeling. Summen skal kunne følges til originalbilaget, og samme kostnad må ikke tas med flere ganger gjennom ulike oversikter.
Avstem før kravet
Sammenlign prosjektregnskap med regnskap, timelister og godkjent periode. Undersøk annen støtte og eventuelle samarbeid som kan påvirke grunnlaget. Avklar revisors attestasjon og uavhengighet etter gjeldende regler; et regnskapssystem eller en prosjektkode er ingen garanti for godkjent krav. Behold notater om hva som er tatt med og holdt utenfor. Denne veiviseren gir dokumentasjonsrutinen, men avgjør ikke om et konkret utviklingsprosjekt eller en kostnad oppfyller ordningens vilkår.
Behold også oversikten over kostnader som ble vurdert og holdt utenfor prosjektkravet. Den viser at avgrensningen er gjort bevisst, og gjør det lettere å svare på spørsmål om en leverandørfaktura med flere formål. Dersom godkjent prosjekt endres eller tidsplanen flyttes, må aktiviteten fortsatt kobles til riktig godkjenning og kalenderår. Registreringene bør være løpende, fordi etterkonstruerte timer gir et svakere kontrollgrunnlag enn dokumentert arbeid underveis.