Vurdere alternativ til banktilknyttet regnskapssystem
Et regnskapssystem bør velges etter virksomhetens arbeidsflyt, dokumentasjon og faktiske behov.
Et regnskapssystem bør velges etter virksomhetens arbeidsflyt, dokumentasjon og faktiske behov. Banktilknytning kan være ett hensyn, men ikke hele beslutningen. Test de nødvendige oppgavene og avtalevilkårene, før du bytter fra et etablert system.
Beskriv dagens bruk
Noter fakturering, bilag, betaling, lønn og rapportering som faktisk gjøres. Skill nødvendige funksjoner fra sjelden brukte ønsker. Dersom du vurderer alternativ til SpareBank 1 Regnskap, må dagens avtale og produktversjon undersøkes; denne artikkelen hevder ikke hvilke funksjoner eller priser leverandøren har nå.
| Tema | Kontrollspørsmål | Dokumenterbart grunnlag |
|---|---|---|
| Arbeidsflyt | Kan vanlige oppgaver gjennomføres? | Konkret test |
| Kostnad | Hva inngår og hva kommer i tillegg? | Gjeldende tilbud og avtale |
| Data | Hvordan bevares bilag og historikk? | Eksport og lesbarhet |
| Overgang | Hvem kontrollerer åpningen? | Avstemt overgangsgrunnlag |
Eksempel på en rettferdig test
Bedriften har to ansatte og mange fakturaer med kundereferanse. Den bør teste en vanlig faktura, en kreditnota, et kostnadsbilag og en lønnsrelatert rapport. En imponerende demonstrasjon av en funksjon bedriften aldri bruker er mindre relevant.
Anta tilbud A og B har ulike abonnementspriser, men også forskjellige tillegg for volum og oppstart. Sammenlign forventet helårskostnad ved samme bruk uten å publisere udokumenterte markedspriser. Tid til opplæring og arkivkontroll kan påvirke overgangen selv om månedsprisen er lavere.
Avklar før avtalen avsluttes
Hent nødvendig historikk og prøv at eksporterte dokumenter åpnes. Bekreft hvilke fullmakter, betalingstjenester og rapporteringsoppsett som må endres. Ikke la gamle og nye arbeidsløp fakturere samme salg samtidig.
Et leverandørbytte gjør ikke gammelt regnskap korrekt automatisk. Kontroller saldoer og åpne poster ved samme dato. Altinn forklarer generelle krav til system og regnskapsarbeid, men gir ingen fasit om beste leverandør for alle. Veiledningen er uavhengig og anbefaler ingen bestemt tilbyder. Velg etter en dokumentert behovsliste, gjeldende vilkår og kontrollert overgang.
Ved bankrelaterte tjenester bør du avklare hvem som godkjenner betaling og hvordan status bekreftes etter bytte. Sammenlign tjenestens faktiske vilkår, ikke et generelt ønske om færre klikk. Et konkret oppgjørstest kan gi bedre beslutningsgrunnlag enn en lang funksjonsliste som ikke viser bedriftens daglige behov.
Kilder og neste kontroll
Les også sikre bilag før systemavtalen avsluttes.
Les også beskrive regnskapsbehov før tilbud.