Fra tilbud til en avklart ordre
Bevar tilbudsversjon og aksept før bestillingen brukes til levering og faktura.
Et tilbud kan bli endret flere ganger før kunden aksepterer. Registrer hvilken versjon som faktisk er avtalt, ikke bare at et tilbud en gang ble sendt. Ordren skal bygge på reell aksept og riktig avtalepart.
Beskriv det kunden kan si ja til
Ta med omfang, prisgrunnlag, leveranse, gyldighet og viktige forutsetninger. Skill inkludert arbeid fra mulige tillegg. Hvis et tilbud gjelder en juridisk virksomhet, bekreft identiteten før ordren opprettes. Kontaktpersonen og selskapet som skal betale kan være ulike, men dette må avklares i avtalen.
Lagre endringshistorikk uten å overskrive opprinnelig tilbud. En aksept i e-post bør vise hvilken versjon den gjelder. Hvis kunden svarer med egne vilkår, må dere undersøke om partene faktisk er enige. Et klikk i en oppfølgingsliste løser ikke en kontraktsmessig uenighet.
| Trinn | Underlag | Kontroll |
|---|---|---|
| Tilbud sendt | Datert versjon | Riktig omfang og kjøper |
| Svar mottatt | Kundens aksept eller spørsmål | Samme vilkår? |
| Ordre opprettet | Avklart bestilling | Ingen gamle alternativer med |
Eksempel med en revidert pris
Et verksted sender tilbud på 12 000 kroner. Kunden ber om mindre omfang og får nytt tilbud på 9 500 kroner. Kunden aksepterer den nye versjonen. Ordren skal vise 9 500 kroner og det reduserte arbeidet, mens originaltilbudet beholdes som historikk. En automatisk overføring av den første versjonen ville gitt feil fakturagrunnlag.
Hvis kunden senere bestiller ekstraarbeid, dokumenteres dette som en endring. Det er ikke sikkert at alle registrerte timer kan faktureres utover fastprisen. Behold grunnlaget for tillegget og hvem som godkjente det.
Test overgangen til fakturering
Kontroller at kundedata, varelinjer og pris følger den avklarte ordren. Ved delfakturering må tidligere fakturerte deler være synlige. Altinn beskriver fakturaens dokumentkrav, mens tilbud og ordre gir underlaget som forklarer salget. En systemdemonstrasjon bør omfatte avvist tilbud, ny versjon og delvis levering. Oppfølgingen må også avslutte tilbud som ikke blir akseptert, slik at de ikke senere dukker opp som aktive oppdrag eller betalingskrav.
Når flere personer kan endre tilbud, bør dere avtale hvem som kan sende en endelig versjon til kunden. En intern kladd kan ellers bli presentert som et bindende grunnlag uten at ansvarlig har kontrollert vilkårene. Merk versjon og formål tydelig og behold aksepten. Ved avvik mellom ordren og tilbudet undersøkes årsaken før levering, slik at senere fakturering ikke blir stedet hvor en uklar pris eller mengde først oppdages.