Regnskap fra WooCommerce til avstemt oppgjør
Praktisk grunnlag, eksempler og kontrollpunkter for regnskap fra WooCommerce til avstemt oppgjør.
Nettbutikkens ordre viser kundenes bestillinger, mens regnskapet skal dokumentere salg, returer, gebyrer og oppgjør. Bestem hvilke hendelser fra WooCommerce som skal bli regnskapsgrunnlag, og kontroller at én hendelse ikke overføres flere ganger.
Kartlegg ordreflyten
Beskriv når varen er levert, hvordan betalingen skjer og hva som skjer ved avbestilling eller retur. Ordre opprettet, betaling autorisert og penger utbetalt er forskjellige hendelser. En integrasjon må ha entydige referanser, korrekt avgiftsgrunnlag og en metode for å oppdage manglende eller doble overføringer. Produktnavnet på butikken gir ingen garanti for dette.
| Hendelse | Underlag | Kontroll |
|---|---|---|
| Salg | Ordre, leveranse og salgsdokument | Riktig beløp, kunde og behandling |
| Retur | Originalreferanse og korrigering | Beløpet dobbelttelles ikke |
| Oppgjør | Betalingsleverandørens oversikt | Brutto salg, gebyr og bank stemmer |
Eksempel med et nettoppgjør
Tre salg gir til sammen 10 000 kroner i dokumenterte beløp. En retur er 2 000, og betalingsleverandøren trekker 240 i gebyr. Banken mottar 7 760. Regnskapet trenger en forklaring på alle delene: 10 000 minus 2 000 minus 240. Å importere 10 000 som salg og samtidig bokføre 7 760 som nytt salg ville doble deler av aktiviteten.
Test også at samme ordrenummer ikke blir overført på nytt ved teknisk gjentakelse. Feil i overføring bør ha en synlig status og en ansvarlig, slik at et mislykket forsøk ikke blir glemt eller håndtert manuelt i tillegg uten kontroll.
Avstem før større volum
Bruk et lite testsett med salg, retur, delbetaling og gebyr før full drift. Avklar hvem som kontrollerer avgift, korrigerer avvik og oppbevarer dokumentasjon. Eksport og tilgangen til historiske dokumenter må fungere ved systembytte. Denne artikkelen anbefaler ingen bestemt integrasjon og beskriver ikke nåværende funksjoner i et bestemt tillegg. Norske bokføringskrav og nettbutikkens faktiske leveranse- og betalingsforhold må vurderes konkret.
Avtal hvilket system som lager det endelige salgsdokumentet. Hvis både nettbutikken og regnskapsløsningen oppretter et krav uten klar kobling, kan dokumentnummer og kundesaldo bli uklare. Bevar en testoversikt med opprinnelig ordre, dokumentreferanse og bankoppgjør. Dermed kan ansvarlig forklare sammenhengen også når teknisk leverandør eller betalingsmetode senere blir byttet.