Regnskap for foretak med faste oppdrag
Faste oppdrag kan gi forutsigbart salg, men endringer, ekstraarbeid og oppsigelser må fortsatt dokumenteres.
Faste oppdrag kan gi forutsigbart salg, men endringer, ekstraarbeid og oppsigelser må fortsatt dokumenteres. Knytt hver periodiske faktura til gjeldende avtale, slik at automatisert oppgjør ikke viderefører feil omfang.
Vedlikehold avtalegrunnlaget
Noter juridisk kunde, leveranse, periode, pris og hvem som kan endre oppdraget. Skill grunnleveranse fra bestilte tillegg. En gammel fakturamal viser ikke nødvendigvis hva kunden fortsatt har avtalt. Kontroller vilkår før pris eller innhold endres.
| Hendelse | Underlag | Kontroll |
|---|---|---|
| Ordinær periode | Avtale og gjennomføring | Riktig pris og leveranse |
| Tillegg | Bestilling og aksept | Ikke gjemt i fast beløp |
| Pause | Avklart endring og dato | Faktureringen følger vilkårene |
| Oppsigelse | Melding og sluttdato | Ingen uavklart videreføring |
Eksempel med et ekstraoppdrag
Kunden har avtalt 8 000 kroner per måned uten MVA. I mars bestilles et tillegg på 3 000. Salgsgrunnlaget bør vise både fast avtale og akseptert tillegg. Hvis tillegget bare blir et muntlig ønske, kan det forsvinne fra fakturaen eller bli en tvist.
Dersom kunden senere sier opp med virkning etter en avtalt dato, må faktureringsplanen oppdateres etter vilkårene. En kjøring som teknisk fortsetter, avgjør ikke kundens betalingsplikt. Bevar dokumentet som forklarer sluttdatoen.
Kontroller periodene og kapasiteten
Sammenhold leverte oppgaver med fakturert periode og oppgjør. Forhåndsbetaling, levering og inntektsføring kan være forskjellige hendelser og krever konkret vurdering. Faste avtaler trenger også etterkalkyle: mange små tilleggsønsker kan bruke kapasitet som prisen ikke var ment å dekke.
Regnskapsfører kan bidra med avtalte økonomioppgaver, men bedriften må beskrive hva den faktisk leverer. Artikkelen gir ingen generell rett til prisøkning eller ekstra betaling. Avgiftsbehandling følger leveransen, ikke at den gjentas. Ta et utvalg avtaler gjennom en kontroll minst ved vesentlige endringer, slik at oppdatert avtale, faktura og betalingsstatus peker på samme periode og kunde. Gjentakelse bør gi bedre kontroll, ikke bare gjøre en gammel feil mer effektiv.
Ha en oversikt over neste avtalegjennomgang. Et fast oppdrag kan endre ressursbruk gradvis uten at kunden ber om et tydelig tillegg. Dokumentert erfaring kan gi grunnlag for en ny avtale senere, men endrer ikke automatisk dagens pris eller leveranse. Skill fremtidig forhandling fra krav som allerede gjelder.
Kilder og neste kontroll
Altinn om faktura og kreditnota.
Les også vaktmestertjenester med faste avtaler.
Les også samle flere leveranser på en faktura.