Velg regnskapsfører til en startup ut fra neste milepæl
Avklar regnskapsarbeid, lønn, likviditet og rapportering før du velger regnskapsfører til en startup. Bruk en konkret oppdragsliste ved innhenting av tilbud.
Finn svaret du trenger
En startup trenger en regnskapsfører som forstår hva som skjer den neste måneden, ikke bare hvilken bransje selskapet står registrert i. Skal dere sende de første fakturaene, betale noen for arbeid, utvikle et produkt eller rapportere til investorer? Be om et oppdrag som dekker de konkrete hendelsene dere nærmer dere.
Altinn presiserer at ansvaret for korrekt regnskap ligger hos foretaket. Du kan gjøre arbeidet selv når du har nødvendig kunnskap og kapasitet. Kjøper du ekstern regnskapsføring, skal leverandøren være et godkjent regnskapsforetak.
Skriv en kort oppdragsbeskrivelse
| Neste hendelse | Det regnskapsføreren trenger å vite | Det dere må avklare |
|---|---|---|
| Første salg | Hva som leveres, kjøper og betalingsløp | Fakturagrunnlag og hvem som følger kundebetalingen |
| Første person som får betalt | Arbeidsform, avtale og startdato | Lønn, honorar eller leverandørbetaling |
| Utviklingsprosjekt | Prosjekt, kjøp, timer og dokumenter | Hvordan grunnlaget samles og følges |
| Ny kapital | Avtaler, vedtak og faktisk innbetaling | Hvilke dokumenter som skal til regnskapet, og hvem som gir juridisk bistand |
| Mer rapportering | Mottaker, innhold og dato | Hva som inngår i ordinært oppdrag og hva som bestilles i tillegg |
Skill regnskapsføring fra juridisk arbeid med investeringsavtaler. Det er bedre å få navngitt ansvar for hvert dokument enn å anta at uttrykket «oppstartshjelp» dekker alt.
Bruk likviditeten som et konkret samtalegrunnlag
I et konstruert scenario har selskapet 240 000 kroner i banken. Månedlige innbetalinger er 20 000 og utbetalinger 80 000. Netto forbruk er 60 000, som gir fire måneder til pengene er brukt opp dersom mønsteret er helt uendret. En utstyrsbetaling på 30 000 eller en utsatt kundeinnbetaling endrer dette bildet.
Dette er en enkel kontantmodell, ikke en verdsettelse eller overskuddsberegning. Spør regnskapsføreren hvilke av de 80 000 kronene som er bundet, hvilke datoer som gir lavest saldo og hvordan en oppdatert prognose skal se ut. En planlagt kapitalrunde legges ikke inn som sikre penger bare fordi den står i presentasjonen. Se Budsjett for små bedrifter for en betalingsplan dere kan bruke i møtet.
Sammenlign tilbud på samme grunnlag
Send samme oppdragsliste til leverandørene. Oppgi antall ansatte, omtrentlige dokumentmengder, eksisterende system, betalingsmåter og hva som allerede er gjort. Beskriv eventuelt etterslep fremfor å kalle alle dokumentene «enkle bilag».
Sammenlign pris per år og oppstart, men også hva som utløser tillegg: ekstra rapportering, opprydding, lønnskjøringer, årsoppgjør eller arbeid med nye avtaler. Be om å få omfang og arbeidsdeling skrevet inn i oppdragsavtalen. En lav månedssum med uklart innhold gir lite beslutningshjelp.
Sjekk at dere vet hvem som svarer på spørsmål, hvem som følger fristene og hvem som kontrollerer det dere sender inn. Ha også en plan for ferie eller fravær hos den som vanligvis håndterer dokumentene.
Avtal den første måneden
- Samle stiftelses- og registreringsgrunnlag og oversikt over bankkontoene.
- Gå gjennom hvem som har betalt oppstartskjøp, og hvor originalbilagene ligger.
- Avklar tilganger uten å dele personlige passord.
- Bestem hvem som leverer salgsgrunnlag, timer og endringer før lønn.
- Sett en dato for første gjennomgang av bank, åpne poster og mangler.
Første gjennomgang bør ende med en kort liste over hva som er avklart, hva som mangler, hvem som følger opp og når det skal være klart. Det gir et bedre startpunkt enn å vente til årsavslutningen med å oppdage samme mangel i flere måneder.
System og regnskapsfører må passe sammen
Dere trenger ikke velge program og arbeidsdeling som to separate prosjekter. Undersøk hvem som oppretter fakturaene, godkjenner bilag og følger opp betalinger i det valgte systemet. Velg bankintegrasjon viser en praktisk banktest, mens arbeidsdeling med regnskapsføreren gir en oppgaveliste.
Aiak er en mulig leverandør av regnskapstjenester. ReAI er et regnskapsprogram dere kan vurdere når systemet også skal velges. Be om et oppdrag som passer deres faktiske neste milepæl.