Regnskapsdokumenter til en anbudskonkurranse
Avklar dokumentkrav og oppdaterte regnskapstall for økonomisk kvalifikasjon i en konkret konkurranse.
En offentlig konkurranse kan kreve dokumentasjon av økonomisk og finansiell kapasitet. Les kravet og dokumentformen i konkurransegrunnlaget, før du ber regnskapsfører sende en generell rapport.
Skill krav og dokumentasjon
Kvalifikasjonskravet sier hva leverandøren må oppfylle. Dokumentasjonskravet sier hvordan det skal vises. DFØ forklarer at dette ikke er det samme. Oppdragsgiver kan kreve relevante regnskapsopplysninger, men det konkrete konkurransegrunnlaget og regelsettet avgjør hva som gjelder.
| Opplysning | Kontrollspørsmål | Avklaring med regnskapsfører |
|---|---|---|
| Regnskapsår | Hvilke år etterspørres? | Riktig årsregnskapsversjon |
| Omsetning | Total eller bestemt aktivitet? | Dokumentert avgrensning |
| Balanse | Hvilken dato og vurdering? | Rapport og forklaring |
| Bekreftelse | Hvem må uttale seg? | Rolle og oppdragsomfang |
Et konkret eksempel
Konkurransen ber om omsetning innen en bestemt leveransetype for de siste to tilgjengelige årene. Bedriftens totale årsinntekt omfatter også andre tjenester. En kopi av resultatregnskapet viser ikke nødvendigvis den etterspurte avgrensningen.
Lag grunnlag som kobler relevant aktivitet til dokumenterte salg og regnskap. Regnskapsfører kan bidra etter avtale, mens virksomheten må forklare hva som hører til leveransen. Ikke flytt inntekter mellom aktiviteter for å oppfylle et ønsket minimum. Hvis nødvendig dokument ikke finnes, undersøk reglene og muligheten for egnet alternativ dokumentasjon i den konkrete konkurransen.
Start før tilbudsfristen
Avklar hvem som kontrollerer kravene, hvem som samler underlag og hvem som leverer tilbudet. En ordinær regnskapsavtale inkluderer ikke automatisk anbudsarbeid eller en særskilt attest. Gi regnskapsfører eksakt ordlyd, frist og mottaker.
Årsregnskap, skatteattest, kredittvurdering og bankerklæring er forskjellige dokumenter og kan ikke uten videre erstatte hverandre. Ikke legg ved personopplysninger eller bedriftsinterne dokumenter uten behov. En regnskapsrapport gir ingen garanti for kvalifikasjon eller tildeling. Oppdragsgiver vurderer dokumentene etter konkurransen, og juridisk hjelp kan være nødvendig ved tvil om krav eller avvisning. Bevar sendt dokumentpakke og sporbarhet til grunnlaget.
Lag en oversikt med krav, dokument, ansvarlig og status. Da kan tilbudsansvarlig se om økonomidelen faktisk er klar, eller bare bestilt. Dersom en frist blir vanskelig å holde, må eventuelle spørsmål sendes i riktig konkurransekanal etter reglene. Regnskapsfører bør ikke love en alternativ dokumentform på oppdragsgiverens vegne.
Kilder og videre arbeid
DFØ om kvalifikasjonskrav og dokumentasjon.
Brønnøysundregistrene om årsregnskapets innhold.
Les også oppfølging når kontaktpersonen er borte.