Hvem gjør hva med regnskapsføreren
Lag oppgaveliste med frister, underlag og godkjenning for begge parter.
Når bedriften bruker regnskapsfører, må noen fortsatt bestille, godkjenne og forklare virksomhetens hendelser. Avtal hvem som gjør hvert ledd, slik at en oppgave ikke blir stående mellom partene selv om begge tror den andre har ansvar.
Beskriv oppgaven som et løp
Skill innsamling, kontroll, bokføring, godkjenning, levering og oppfølging. Noter nødvendig underlag og frist for hvert ledd. Regnskapsførerloven krever skriftlig oppdragsavtale; en praktisk arbeidsliste bør passe avtalens omfang, ikke utvide det i stillhet.
| Oppgave | Virksomhetens bidrag | Regnskapsførerens avtalte bidrag |
|---|---|---|
| Leverandørbilag | Formål og godkjenning | Behandling og avklaring |
| Lønnsendring | Korrekte opplysninger | Avtalt lønnsarbeid |
| Rapportering | Nødvendige fullmakter og kontroll | Avtalt innsending og tilbakemelding |
| Avvik | Faktiske forklaringer | Regnskapsmessig vurdering innen oppdraget |
Eksempel med en frist
Anta at regnskapsfører skal levere en rapport, mens bedriften skal sende dokumenter fem arbeidsdager før avtalt gjennomgang. En stor kostnad mangler forklaring på fristdagen. Arbeidslisten bør vise hvem som kontakter kjøperen, når svaret trengs og hva som er foreløpig i rapporten.
Hvis ingen har ansvar for avklaringen, hjelper det lite at bilaget teknisk er lastet opp. Mottatt dokument er ikke det samme som ferdig behandlet dokument. Bekreft derfor status når et viktig ledd er fullført, og dokumenter hva som fortsatt mangler.
Gjør avtalen anvendelig
Avklar hvem som kan bestille ekstraarbeid og hvem som er reservekontakt. Bruk konkrete oppgaver fremfor generelle formuleringer om å ta alt. Virksomheten beholder ansvar for sine opplysninger og plikter selv om arbeid utføres av andre. Regnskapsførerens egne lovpålagte plikter kan heller ikke fjernes med en intern arbeidsliste.
Gjennomgå listen når virksomheten ansetter, får ny salgsmodell eller bytter system. Noter endringer skriftlig og oppdater oppdragsavtalen når nødvendig. Bruk arbeidsdelingen som et felles grunnlag gjennom året, med en tydelig eier av uavklarte oppgaver.
En oppgave kan ha flere ansvarlige ledd uten at flere personer skal gjøre samme arbeid. Definer derfor én eier av oppfølgingen, også når utførelsen er delt. Ved manglende svar bør begge parter vite hvem som tar neste kontakt, slik at saken ikke sendes frem og tilbake uten beslutning.
Kilder og videre arbeid
Regnskapsførerloven om regnskapsoppdrag.
Les også et nyttig månedlig møte med regnskapsfører.
Les også avtale bilagsfrist med regnskapsfører.
Systemet og regnskapsføreren har ulike oppgaver
Et regnskapsprogram som ReAI kan samle bilag, faktura og bankflyt. Et regnskapsforetak som Aiak utfører de faglige oppgavene som inngår i oppdraget. Avtal hvem som godkjenner grunnlaget og følger restlisten, også når flere arbeider i samme system.
Bankavstemming er ett sted å prøve arbeidsdelingen. For en ny bedrift gir valg av regnskapsfører til startup en konkret bestillingsliste.