Underlag regnskapsfører trenger ved årsslutt
Samle dokumentasjon per balansepost og skriv hvilke forhold som ikke er avklart.
Regnskapsfører kan ikke bekrefte en saldo bare fordi den finnes i systemet. Ved årsslutt må viktige balanseposter kunne dokumenteres. Samle underlaget per post og dato, med en egen liste over det som fortsatt er uavklart.
Begynn med balansen
Bruk kontooversikten som en sjekkliste, men la underlaget forklare hva saldoen består av. Kontroller bank, kunder, leverandører, lager, lån og andre relevante poster. En regnskapsrapport er et startpunkt, ikke alltid tilstrekkelig dokumentasjon på egen hånd.
| Post | Eksempel på underlag | Uavklart forhold |
|---|---|---|
| Bank og lån | Oppgaver eller relevant kontogrunnlag | Differanse eller manglende konto |
| Kunder og leverandører | Åpne poster og oppgjør | Tvist, kreditnota eller gammel saldo |
| Lager | Telling og verdigrunnlag | Tilstand og varer i arbeid |
| Periodisering | Avtale, beregning og tidsrom | Hvilken periode gjelder beløpet? |
Eksempel på dokumentert usikkerhet
Regnskapet viser lager på 80 000 kroner. Bedriften teller varer med dokumentert innkjøpsgrunnlag på 72 000, men finner også et uregistrert parti som må undersøkes. Send tellingslisten og beskriv partiet, fremfor å oppgi 80 000 for å få tallene til å stemme.
Regnskapsfører kan da avklare behandlingen ut fra fakta. Hvis bedriften bare sender en rund sum, blir det vanskelig å finne om forskjellen gjelder mengde, eierskap, verdi eller feil periode. Usikkerheten bør stå synlig til den er løst.
Avtal en komplett leveranse
Bruk en mappe eller delt oversikt med dato, dokumentreferanse, ansvarlig og status. Beskriv hva regnskapsfører allerede kan hente gjennom avtalte tilganger, slik at dokumenter ikke samles dobbelt. Bedriften må likevel gi opplysninger om faktiske forhold som ingen ekstern rapport viser.
Altinn forklarer behovet for balanseavstemming og oppbevaring av underlaget. Følg også særskilte dokumentkrav for virksomheten. En praktisk sjekkliste dekker ikke alle vurderinger av verdsettelse, skatt eller fortsatt drift. Sett av tid til spørsmål og unngå å erklære årsslutt ferdig før uavklarte poster er håndtert eller tydelig vurdert. Bevar sluttversjonen med sporbarhet til underlaget.
Kilder og videre arbeid
Altinn om dokumentasjon av balansen.
Les også beskrive regnskapsbehov før tilbud.