Dokumentasjon til bank via regnskapsfører
Avklar hvilke tall banken krever og hvem som forklarer prognosene.
Banken kan be om årsregnskap, oppdaterte tall, budsjett og prognose. Dette er forskjellige dokumenter med ulik sikkerhet. Avklar bankens eksakte krav før regnskapsfører bestilles til å lage underlaget, og skill historiske tall fra virksomhetens forventninger.
Lag en kravliste
Noter periode, ønsket dato, format og om banken krever bekreftelse. Spør hva som må være avsluttet og hva som kan være foreløpig. En intern regnskapsrapport er ikke automatisk revidert eller kvalitetssikret på det nivået en ekstern mottaker forventer.
| Dokument | Grunnlag | Hvem forklarer? |
|---|---|---|
| Årsregnskap | Fastsettelse og innsendt versjon | Virksomhet og avtalt fagperson |
| Oppdatert regnskap | Bilag, avstemming og dato | Regnskapsfører innen oppdraget |
| Budsjett | Planer og antakelser | Virksomhetens ledelse |
| Likviditetsprognose | Forventede betalinger | Virksomheten med avtalt støtte |
Eksempel på urealistisk prognose
Bedriften sender budsjett med 30 prosent vekst. Regnskapsfører har laget oppsettet, men nye ordre er ikke signert. Prognosen bør vise hvilke antakelser som ligger bak veksten, ikke presenteres som bekreftet inntekt fordi en regnskapsfører har formatert tabellen.
Hvis banken ber om siste kvartal, avklar om alle kostnader og leveranser er med gjennom avslutningsdato. En rapport med manglende lagergrunnlag må beskrives som foreløpig. Ikke skjul dette for å få et bedre finansieringsinntrykk.
Koordiner forklaring og deling
Avtal hvem som sender dokumentene og hvem som svarer banken. Gi bare tilgang eller oversendelse etter virksomhetens beslutning og nødvendig grunnlag. Regnskapsfører bør kjenne hva banken skal bruke dokumentene til når en særskilt uttalelse ønskes.
En bokføringsavtale omfatter ikke automatisk prognosearbeid eller finansieringsråd. Pris og omfang må avklares. Banken avgjør sin kredittvurdering, og ingen rapport gir garanti for lån. Bevar sendt versjon og forutsetninger, slik at senere spørsmål kan besvares uten å endre historikken. Dokumentene bør være tydelige, lesbare og sammenhengende, med eventuelle usikkerheter forklart av ledelsen som kjenner virksomhetens planer.
Hvis banken ber om en oppdatert rapport senere, bør den første versjonen beholdes med dato. Forklar hvilke poster som er ferdigstilt i mellomtiden. Det gir banken bedre sammenheng og virksomheten et spor av hva som faktisk var kjent da finansieringsbehovet ble diskutert, uten å omskrive tidligere prognoser.
Kilder og videre arbeid
Altinn om budsjett i driftsfasen.
Altinn om dokumentasjon av balansen.
Les også regnskapsdokumenter til en anbudskonkurranse.
Les også regnskapsfører og tilskuddsrapportering.