Avtale bilagsfrist med regnskapsfører
Planlegg intern innsamling ut fra reell rapporteringsfrist og rom for avklaringer.
En offentlig rapporteringsfrist og bedriftens interne dokumentfrist er ikke samme dato. Regnskapsfører trenger tid til kontroll og spørsmål. Avtal en bilagsfrist som inkluderer rom for avklaringer, slik at siste dag ikke blir første gang et problem oppdages.
Planlegg bakover fra leveransen
Noter rapporteringsperioden, avtalt gjennomgang og når underlaget må være komplett. Ta hensyn til ansatte eller leverandører som leverer sent. Skille mellom frist for første oversendelse og frist for svar på spørsmål. Oppdragsavtalen og det faktiske behovet styrer arbeidsdelingen.
| Trinn | Hva må være ferdig? | Hvem følger opp? |
|---|---|---|
| Innsamling | Bilag og avtalegrunnlag | Bedriftens ansvarlige |
| Første kontroll | Manglende eller uklare poster | Avtalt kontrollansvar |
| Avklaring | Formål og relevante fakta | Den som kjenner hendelsen |
| Levering | Godkjent grunnlag og fullmakter | Avtalt innsender |
Et tidsplaneksempel
Anta avtalt rapportgjennomgang den 15. i måneden. Bedriften kan sette intern innsamling til den 5., første oversendelse til den 7. og svar på spørsmål til den 10. Dette er en illustrasjon, ikke en offentlig frist. Datoene må passe virksomhetens oppgaver og partenes kapasitet.
Hvis en ansatt har et uavklart utlegg, bør statuslisten vise hva som mangler og hvem som henter det. Ikke merk hele måneden komplett fordi hovedmappen er sendt. En kvittering uten nødvendig forklaring kan fortsatt stoppe behandlingen.
Avtal håndtering av sene bilag
Beskriv hvordan et dokument som kommer etter den interne fristen skal meldes. Det kan påvirke rapportens ferdigstilling eller kreve korrigering. Partene bør vite når ekstraarbeid eller ny vurdering må avklares, uten at en intern frist alene bestemmer den lovlige regnskapsperioden.
Følg antall sene og uavklarte poster over noen måneder. Endre rutinen hvis samme person eller dokumenttype stadig stopper løpet. Regnskapsførerens arbeidsfrist gir ikke virksomheten rett til å utsette en offentlig plikt. Bruk en reservekontakt og dokumentert oppfølging ved fravær. En realistisk bilagsfrist er et samarbeidsverktøy som må oppdateres når volum, system eller rapporteringsbehov endres.
Ved mange innsendere kan dere ha en enkel bekreftelse fra hver ansvarlig om hva som er levert og hva som mangler. Dette er mer nyttig enn én tom mappe merket ferdig. Regnskapsfører får da et realistisk bilde av komplettering, mens virksomheten kan følge opp de konkrete hullene før gjennomgang.
Kilder og videre arbeid
Regnskapsførerloven om regnskapsoppdrag.