Når en regnskapsrapport ser feil ut
Beskriv avvik med periode og kilde og be om sporbar avklaring.
En regnskapsrapport kan avvike fra eierens forventning uten at bokføringen nødvendigvis er feil. Periode, manglende underlag eller rapportfilter kan være årsaken. Beskriv det konkrete avviket med kilden du sammenligner mot, slik at regnskapsfører kan undersøke saken sporbar.
Bevar rapportversjonen
Noter dato, periode, selskapsnavn og eventuelle filtre. Ta vare på utskriften eller referansen. Ikke send et nytt tall hver gang rapporten åpnes uten å forklare hva som er endret. En oppdatert rapport kan inneholde bilag som ikke var med i den første.
| Observasjon | Nyttig spørsmål | Grunnlag |
|---|---|---|
| Inntekt virker lav | Er leverte, ufakturerte oppdrag med? | Oppdragsliste |
| Bank er ulik | Samme dato og alle kontoer? | Kontogrunnlag |
| Kostnad virker høy | Lager, investering eller periode? | Bilag og avtale |
| Egenkapital endret | Resultat, eierhendelse eller rettelse? | Dokumentert endringsoversikt |
Eksempel på forskjellig dato
Eieren sammenligner banksaldo 31. mars med en balanserapport 28. februar. Forskjellen er 40 000 kroner. Før noen retter regnskapet, må datoene være like. Hvis forskjellen fortsatt finnes ved samme dato, kan avstemming og manglende poster undersøkes.
En annen vanlig situasjon er en årsbetaling som vises i en rapport med annen periodisering enn forventet. Oppgi avtaleperioden og bilaget, ikke bare at måneden ser dårlig ut. Regnskapsfører trenger konkrete hendelser for å forklare tallene.
Be om avklaring før endring
Skriv hva du forventet, hva rapporten viser og hvorfor. Merk antakelser tydelig. En tilfeldig manuell korrigering for å få et ønsket resultat kan skape større feil. Hvis rapporten er sendt til styret eller bank, avklar om mottaker trenger oppdatert versjon.
Regnskapsførerens undersøkelse og eventuell retting må følge avtalen og reglene. Virksomheten må gi fakta den kjenner. Et avvik betyr ikke automatisk mislighold eller skattefeil. Samtidig skal reelle feil ikke skjules som forklaringsforskjeller. Bevar konklusjonen med referanse til underlaget, og kontroller neste rapport slik at den samme uklarheten ikke gjentas.
Hvis avviket gjelder flere rapporter, velg én avgrenset kontroll først. En konkret bankdato eller faktura gir ofte et bedre spor enn en generell påstand om at alt er feil. Dokumenter hva denne kontrollen viser, og utvid undersøkelsen bare når nye funn eller manglende sammenheng begrunner det.
Kilder og videre arbeid
Altinn om dokumentasjon av balansen.
Les også leverandører med kreditbeløp i regnskapet.
Les også forventninger til svar og hasteoppgaver.