Oppfølging når kontaktpersonen er borte
Avklar reservekontakt, tilgjengelig underlag og pågående frister.
Ferie eller sykdom hos kontaktpersonen kan skape usikkerhet om løpende rapportering og pågående spørsmål. Avklar reservekontakt og oppdragsstatus på forhånd, slik at fravær ikke gjør dokumentene eller fristene utilgjengelige.
Bruk en felles oversikt
Noter neste leveranser, manglende underlag, avtalte oppgaver og hvem som kan godkjenne. Dokumenter beslutninger i den avtalte arbeidsflaten, ikke bare i en privat innboks. Regnskapsforetakets egne rutiner og ansvar må være kjent, mens virksomheten må ha sin interne reservekontakt.
| Forhold | Hva må være tilgjengelig? | Hvem avklares? |
|---|---|---|
| Offentlig rapportering | Periode, frist og status | Avtalt innsender og reserve |
| Uavklart bilag | Spørsmål og dokumentreferanse | Den som kjenner hendelsen |
| Godkjenning | Fullmakt og beslutningsgrunnlag | Virksomhetens ansvarlige |
| Ny bestilling | Omfang og frist | Person som kan avtale arbeid |
Eksempel på en sak i overgang
Kontaktpersonen har spurt om en uvanlig faktura før ferie. Bedriften svarer i en personlig e-posttråd som ingen andre følger. Reserven vet derfor ikke at underlaget er kommet. Saken kan bli stående selv om begge parter har gjort noe.
En bedre rutine er å bruke dokumentreferanse og avtalt kanal, med bekreftelse på hvem som følger opp. Virksomheten bør også oppgi hvem som kan svare hvis den opprinnelige kjøperen er borte. Ikke del passord for å gi noen tilgang til privat innboks.
Skill beredskap fra ekstraarbeid
Avklar hvilke oppgaver som fortsetter normalt og hva som må bestilles særskilt. Responstid og kapasitet under fravær bør være realistisk. En navngitt reservekontakt er ikke et løfte om at alle nye oppgaver blir løst samme dag.
Finanstilsynet beskriver krav til regnskapsforetakets rutiner og oppdragsansvar. Virksomhetens egne frister og opplysninger må likevel følges. Artikkelen angir en samarbeidsrutine, ikke en konklusjon om ansvarsbrudd ved fravær. Kontroller tilganger før de trengs, og bevar nødvendig status når en person kommer tilbake. Da unngår dere både uteglemte oppgaver og dobbeltarbeid fordi to personer behandler samme sak uten felles oversikt.
Ved lengre fravær kan det være nyttig med en avtalt overleveringsdato og kort status før personen forlater oppdraget. Virksomheten bør samtidig rydde i egne åpne svar. Reservekontakt trenger korrekt grunnlag, ikke bare beskjed om at det finnes mange e-poster som må leses når tid blir ledig.
Kilder og videre arbeid
Regnskapsførerloven om regnskapsoppdrag.
Finanstilsynet om krav til regnskapsforetak.
Les også hva regnskapsoppdraget omfatter.