Leverandører med kreditbeløp i regnskapet
Undersøk åpne kreditnotaer og tilgodebeløp med regnskapsfører før årssluttsaldo fastsettes.
En leverandørkonto kan vise et tilgodebeløp selv om virksomheten vanligvis skylder penger. Årsaken kan være kreditnota, forskudd, dobbeltbetaling eller feil kobling. Be regnskapsfører undersøke hva saldoen består av, fremfor å nullstille den som en liten differanse.
Se på postene, ikke bare totalen
Finn åpne fakturaer, kreditnotaer og betalinger for samme leverandør. Noter dokumentdato og hvilken faktura hver betaling eller kreditnota gjelder. En netto kreditsaldo kan skjule både et reelt tilgodebeløp og en ubetalt ny faktura.
| Mulig årsak | Underlag | Hva avklares? |
|---|---|---|
| Kreditnota | Referanse og leverandøroppgjør | Refusjon eller motregning? |
| Dobbeltbetaling | Bankposter og faktura | Krav på tilbakebetaling |
| Forskudd | Avtale og levering | Fremtidig vare eller tjeneste |
| Feil kobling | Betalingsreferanse | Riktig post og saldo |
Eksempel ved månedsslutt
Leverandørkontoen viser 4 000 kroner til gode. Det består av en kreditnota på 6 000 og en ny faktura på 2 000. Hvis leverandøren skal trekke kreditnotaen fra neste betaling, må oppgjøret dokumenteres. Bedriften bør ikke kreve 4 000 tilbake og samtidig betale den nye fakturaen uten å avklare modellen.
Hvis kreditnotaen gjelder en annen avtale eller et annet selskap, kan motregning være feil. Identifiser juridisk leverandør og avtalepart. Regnskapsfører kan avklare poster og behandling, mens virksomheten følger nødvendig leverandørdialog etter arbeidsdelingen.
Følg eldre tilgodebeløp
Lag en liste med beløp, årsak, siste kontakt og planlagt oppgjør. Kontroller om senere bankbetaling eller kreditnota allerede har løst saken. Et gammelt tilgodebeløp er ikke automatisk verdiløst, men det skal heller ikke stå uforklart år etter år.
Ved årsavslutning må vesentlige saldoer ha dokumentasjon og vurderes riktig. Regnskapsmessig presentasjon kan kreve at et tilgodebeløp forstås som fordring fremfor ordinær leverandørgjeld; avklar dette konkret. Artikkelen gir ingen regel om automatisk tapsføring eller rett til motregning. Bevar leverandørens bekreftelse og sluttoppgjøret med referanse, slik at neste kontroll viser hvorfor saldoen er avsluttet.
Ved flere konti for samme leverandør bør saldoene undersøkes sammen uten å blande juridiske parter. Et navneskifte, systembytte eller dobbelt leverandørkort kan forklare differansen. Bekreft organisasjonsnummeret og dokumentreferansene før poster flyttes. Da blir eventuell korrigering en sporbar avklaring fremfor bare en teknisk opprydding.
Kilder og videre arbeid
Altinn om dokumentasjon av balansen.
Altinn om faktura og kreditnota.
Les også be om vurdering av et vanskelig mva-spørsmål.
Les også når en regnskapsrapport ser feil ut.