Levere komplett lønnsgrunnlag til regnskapsfører
Samle endringer med virkningsdato og bekreft hvem som godkjenner utbetalingen.
Når regnskapsfører håndterer lønnen, må virksomheten levere riktige endringer og godkjenne det avtalte grunnlaget. Samle lønnsopplysningene med virkningsdato og ansvarlig, slik at muntlige beskjeder ikke blir en uavklart del av lønnskjøringen.
Skill faste opplysninger og nye hendelser
Faste avtaler om stilling og lønn må være tilgjengelige. Månedens endringer trenger dato, årsak og dokumentasjon: timer, fravær, bonus, utlegg eller avslutning. Ikke send sensitive helseopplysninger når en nødvendig fraværskode eller avtalt opplysning er tilstrekkelig.
| Endring | Underlag | Kontroll før oversendelse |
|---|---|---|
| Ny lønn | Godkjent avtale og startdato | Fra riktig periode? |
| Timer | Godkjent timeliste | Dobbelt eller manglende registrering? |
| Fravær | Nødvendige opplysninger | Lønn og rapportering avklart? |
| Utlegg | Bilag og formål | Riktig person og godkjenning? |
Et eksempel midt i måneden
En ansatt får endret stillingsprosent fra den 16. Virksomheten sender både gammel og ny avtale, virkningsdato og godkjenning. Da kan regnskapsfører beregne og avklare behandlingen ut fra et konkret grunnlag. Beskjeden hun jobber mer denne måneden gir ikke nok informasjon.
Hvis et utlegg også skal refunderes, må det ha eget dokumentgrunnlag. Det skal ikke legges inn som en tilfeldig lønnsøkning for å få nettoutbetalingen til å passe. Lønn, refusjon og naturalytelse kan ha ulik rapportering.
Avtal godkjenning og tilbakemelding
Bekreft hvem som godkjenner lønn før betaling, hvem som sender a-melding og hvem som følger tilbakemeldingen. Teknisk innsending er ikke nødvendigvis feilfri rapportering. Avklar også hvordan sene endringer og rettelser håndteres, og hva som krever ekstraarbeid.
Arbeidsgiveren har ansvar for korrekte opplysninger og egne plikter selv om deler av lønnsarbeidet er satt bort. Regnskapsførerens lovpålagte og avtalte kontroller gjelder samtidig. Bruk sikker deling og begrens tilgang til nødvendig personell. Kontroller neste kjøring hvis en endring påvirker senere måneder. Rutinen gjør opplysninger sporbare, men erstatter ikke konkrete vurderinger av arbeidstid, rett til ytelse eller skattemessig behandling.
Lag en bekreftelse på at månedens endringer er komplette før kjøringen starter. En ny opplysning etter godkjenning bør ikke gjemmes i en umerket fil. Meld hvilken periode og person den gjelder gjennom sikker kanal, og avklar om kjøringen må endres eller om en senere korreksjon er nødvendig.
Kilder og videre arbeid
Altinn om lønn og rapportering.
Regnskapsførerloven om regnskapsoppdrag.