Et nyttig månedlig møte med regnskapsfører
Velg konkrete avvik og beslutninger fremfor bare å gjennomgå historiske tall.
Et møte med regnskapsfører bør hjelpe virksomheten å forstå hvilke tall som krever handling. Send spørsmål og beslutningsbehov før møtet, slik at tiden ikke brukes til å lete etter dokumenter eller lese hele rapporten høyt.
Velg hva dere trenger svar på
Ta utgangspunkt i endringer i inntekt, kostnad, åpne poster eller kommende betalinger. Oppgi periode og hva du selv observerer i driften. Avklar hva som ligger innen regnskapsoppdraget og hva som er ekstra rådgivning. Ikke anta at en bokføringsavtale automatisk omfatter budsjett eller finansieringsvurderinger.
| Møtepunkt | Forberedelse | Ønsket resultat |
|---|---|---|
| Kostnadsavvik | Rapport og konkret forklaring | Forstå pris, mengde eller periode |
| Manglende underlag | Liste med ansvarlig | Plan for avklaring |
| Neste periode | Ordre og kjente endringer | Hva må dokumenteres? |
| Oppfølging | Forrige beslutninger | Bekrefte effekt eller nytt tiltak |
Et nyttig eksempel
Eieren ser høyere materialkostnad og ber regnskapsfører forklare en forskjell på 20 000 kroner. Før møtet sender eieren informasjon om et stort innkjøp og en endret produksjonsplan. Regnskapsfører kan da undersøke om forskjellen gjelder lager, forbruk eller periodisering, mens eieren vurderer driftsårsaken.
Møtet kan ende med at eieren skal dokumentere fysisk rest, og regnskapsfører skal avklare rapportens avgrensning. Dette er mer konkret enn en konklusjon om at materialene er for dyre. Begge parters informasjon er nødvendig.
Følg opp med et kort beslutningsnotat
Noter tiltak, ansvarlig, dato og hvilken rapportversjon dere brukte. Merk usikre tall og spørsmål som trenger faglig vurdering. Et foreløpig resultat bør ikke presenteres som ferdig fasit for styret eller banken.
Bruk samme møtestruktur, men velg saker etter faktisk behov. En måned uten store avvik kan kreve kortere oppfølging. Personalsaker og juridiske tvister bør ikke diskuteres som om de bare er kontonumre. Regnskapsføreren kan bidra med tall og avtalte vurderinger, mens virksomheten må eie de kommersielle beslutningene. Gjennomgå neste måned om handlingene faktisk ble utført, ikke bare om referatet ble sendt.
Avklar hvem som skal delta fra virksomheten. Den som kjenner leveransene kan gi andre forklaringer enn den som bare godkjenner betaling. Samtidig trenger ikke alle delta hver måned. Velg personer etter sakene, og del kun nødvendige opplysninger slik at møtet holder fokus og beskytter fortrolig informasjon.
Kilder og videre arbeid
Altinn om budsjett i driftsfasen.
Regnskapsførerloven om regnskapsoppdrag.
Les også avtale bilagsfrist med regnskapsfører.
Les også hvem gjør hva med regnskapsføreren.