Avtale prosjektoversikt med regnskapsfører
Definer hva prosjektet omfatter og når kostnader og inntekter skal være ajour.
En prosjektrapport blir nyttig når virksomheten og regnskapsfører bruker samme avgrensning. Definer hva prosjektet omfatter og når tallene skal være ajour, før rapporten brukes til å vurdere margin eller ny bestilling.
Beskriv formålet med rapporten
Skal den vise kostnad, inntekt, finansiering eller resultat? Avklar hvilke bilag, timer og felleskostnader som skal knyttes til prosjektet. Skill intern styring fra dokumentasjon som en bank, kunde eller tilskuddsgiver krever. Disse mottakerne kan trenge ulike avgrensninger.
| Avklaring | Praktisk eksempel | Konsekvens |
|---|---|---|
| Prosjektgrense | Bestilling og godkjente tillegg | Sammenlignbart resultat |
| Kostnader | Direkte og avtalt fordeling | Ingen tilfeldig belastning |
| Oppdateringsdato | Bilag gjennom bestemt dato | Foreløpig eller komplett |
| Status | Utført og gjenstående arbeid | Tallene får driftsforklaring |
Et eksempel med manglende kostnad
Rapporten viser inntekt på 100 000 kroner og kostnad på 60 000. Virksomheten vet at en underleverandørfaktura på 20 000 ikke er mottatt. Da må rapporten merkes med dette forholdet. Et synlig bidrag på 40 000 er ellers lett å bruke som feil fasit.
Regnskapsfører kan avklare riktig periodisering og rapportering innen oppdraget. Virksomheten må dokumentere leveransen og forventet kostnad. Et muntlig det kommer sikkert noe mer gir et svakere grunnlag enn avtale, utført arbeid og konkret anslag.
Avtal kontrollen i praksis
Bestem hvem som merker bilag, følger feil prosjektkoblinger og leverer status. Prosjektkode alene gjør ikke fordelingen riktig. En kostnad som gjelder flere prosjekter trenger et begrunnet grunnlag, og egen feilretting bør ikke skjules på en tilfeldig kunde.
Gjennomgå rapportens begrensninger: ufordelte kostnader, tid som ikke måles og inntekter som kan være omtvistet. Avtalt prosjektoppfølging kan kreve arbeid utover ordinær bokføring; få omfanget skriftlig. Rapporten gir økonomisk støtte, men avgjør ikke kontraktsrett, teknisk ferdigstillelse eller rett til tilskudd. Ved avslutning bør partene bekrefte hvilken versjon som er sluttgrunnlaget og hvilke forhold som fortsatt er uavklart, slik at senere sammenligning blir mulig.
For et prosjekt med flere delbestillinger bør kode og avgrensning følge endringene. Et tillegg som havner utenfor rapporten kan gjøre marginen kunstig svak eller sterk. Kontroller derfor et utvalg dokumenter mot oppdragslisten, og avklar hvem som retter feil kobling uten å endre selve fakturagrunnlaget.
Kilder og videre arbeid
Regnskapsførerloven om regnskapsoppdrag.
Altinn om budsjett i driftsfasen.
Les også regnskapsfører og tilskuddsrapportering.