Saldobekreftelser fra kunder og leverandører
Avtal hvem som innhenter og avklarer eksterne saldobekreftelser ved årsslutt.
Eksterne saldobekreftelser kan hjelpe med å undersøke om kunder og leverandører har samme oppfatning av åpne poster. Avtal hvilke saldoer som skal bekreftes og hvem som følger differanser, slik at svaret blir et kontrollgrunnlag fremfor bare et arkivdokument.
Bruk samme dato og avtalepart
Oppgi juridisk navn, organisasjonsnummer der relevant, avslutningsdato og dokumentreferanser. Skill forespørsel om kontoutdrag fra en konkret bekreftelse av saldo. Et oppgjør etter årsslutt kan forklare saldoen, men trenger riktig kobling til den gamle posten.
| Forskjell | Hva undersøkes? | Mulig forklaring |
|---|---|---|
| Beløp ulikt | Faktura og kreditnota | Dokument mangler hos én part |
| Samme beløp, annen post | Referanser og periode | Feil kobling |
| Betalt hos kunden | Bankdato og mottaker | Betaling underveis eller til feil konto |
| Kravet bestrides | Avtale og korrespondanse | Tvist må vurderes separat |
Et eksempel med betaling over nyttår
Bedriftens kundesaldo er 15 000 kroner den 31. desember. Kunden svarer at den betalte 30. desember, mens bedriftens bank viser mottak 2. januar. Undersøk dato, betalingsreferanse og regnskapsmessig behandling før noen retter saldoen.
En bekreftelse på betaling er ikke det samme som at pengene ble mottatt på riktig konto. Hvis kunden viser en betaling til et annet selskap, må oppgjøret avklares. Dokumenter forskjellen og hvem som følger saken videre.
Velg relevante poster
Prioriter vesentlige, gamle, uvanlige eller omtvistede saldoer etter konkret vurdering. Regnskapsførerens avtalte arbeid og eventuell revisors kontroll må skilles; denne rutinen er ikke en revisjonsuttalelse. Avklar også hvem som får svarene, og hvordan de kan kobles til regnskapets åpne poster.
Manglende svar betyr ikke automatisk at saldoen er riktig eller feil. Bruk annet relevant underlag og dokumenter usikkerheten. Ikke endre en post bare for å få likt tall hos begge parter uten å undersøke årsaken. Bevar forespørsel, svar og konklusjon. Saldobekreftelsen støtter avstemmingen, men avgjør ikke kravets rettslige gyldighet, tapsføring eller avgiftsmessig behandling ved en kundetvist.
Oppgi hvilken valuta saldoen gjelder dersom motparten er utenlandsk. En omregnet sum i norske kroner kan avvike selv om partene er enige om det opprinnelige kravet. Sammenlign derfor både opprinnelig beløp og relevant omregning før en differanse behandles som manglende betaling eller feil i fakturaen.
Kilder og videre arbeid
Altinn om dokumentasjon av balansen.
Altinn om faktura og kreditnota.
Les også varsle regnskapsfører om ny virksomhet.