Regnskapsfører og tilskuddsrapportering
Ta tilsagnets dokumentkrav inn i oppdragsavtalen før rapporten skal leveres.
Et tilskudd kan kreve andre opplysninger enn vanlig regnskap. Ta tilsagnets dokumentkrav inn i samarbeidet før prosjektet starter, slik at nødvendige timer, kostnader og godkjenninger ikke må gjettes ved rapportering.
Les kravene sammen
Oppgi prosjektperiode, støtteberettigede kostnader, finansieringsandel og rapportmal. Avklar krav om bekreftelse fra regnskapsfører eller revisor; det er forskjellige leveranser og roller. Regnskapsførers bokføringsoppdrag omfatter ikke automatisk enhver attest eller tilskuddsrapport.
| Krav i tilsagnet | Praktisk rutine | Ansvar som avklares |
|---|---|---|
| Kostnadsoversikt | Prosjektkobling av bilag | Koding og kontroll |
| Egeninnsats | Relevant timeregistrering | Godkjenning og dokumentasjon |
| Endringer | Skriftlig forhåndsavklaring der krevd | Kontakt med tilskuddsgiver |
| Bekreftelse | Eksakt krav og mottaker | Kompetanse og oppdragsomfang |
Eksempel på et rapportgap
Prosjektet har brukt 100 timer egeninnsats, men tilsagnet krever dokumentasjon per aktivitet og dato. En etterfølgende rund sum er ikke nødvendigvis godt nok. Regnskapsfører kan ikke bekrefte timegrunnlaget bare fordi bedriften ønsker å få utbetalt støtten.
Avklar i stedet en rutine mens arbeidet skjer. Dersom underlag allerede mangler, må usikkerheten og muligheten for annen dokumentasjon undersøkes med tilskuddsgiver. Ikke produser timer eller signaturer tilbake i tid som om de var registrert løpende.
Skill økonomi og aktivitet
Virksomheten kjenner hva som ble gjennomført, mens regnskapsfører kan bidra med avtalte økonomioppgaver. Begge delene kan kreves i rapporten. Dokumenter hvem som skriver aktivitetsdelen og hvem som kontrollerer beløp og avgrensning.
Sett en intern frist før tilskuddsgiverens dato og merk uavklarte poster. Omfordeling av kostnader og endret aktivitet må følge tilsagnet. Regnskapsmessig inntektsføring og avgift vurderes separat fra tilskuddsrapporten. Artikkelen gir ingen garanti for at kostnadene godtas eller pengene utbetales. Bevar sluttversjon, vedlegg og kvittering samlet, og følg eventuell tilbakemelding etter innsending. Ved nytt prosjekt må vilkårene gjennomgås på nytt, selv om forrige rapport ble godkjent.
Avklar også hva som skjer dersom tilskuddsgiver ber om mer informasjon etter innlevering. Svarfrist, dokumentreferanser og ansvar for aktivitetsforklaring bør være kjent. Et sendt skjema betyr ikke at saken er avsluttet. Bevar samme rapportversjon hos begge parter slik at et tillegg ikke skaper nye motstridende tall.
Kilder og videre arbeid
Regnskapsførerloven om regnskapsoppdrag.
Altinn om budsjett i driftsfasen.