Regnskapsføreren mangler forklaring på bilag
Gi formål, bruker og avtalegrunnlag uten å sende unødvendige personopplysninger.
Et bilag kan vise beløp og leverandør uten å forklare hvorfor virksomheten kjøpte. Regnskapsfører trenger de faktiske opplysningene som påvirker behandlingen. Gi en presis forklaring på formål og bruk, uten å sende unødvendige personopplysninger.
Svar på det konkrete spørsmålet
Oppgi hva som er kjøpt, hva det brukes til, hvem som eier det og hvilken avtale som forklarer beløpet. Et kontonummer er ikke en beskrivelse av hendelsen. Skill virksomhetens sikre opplysninger fra antakelser; regnskapsfører skal kunne se hva som er bekreftet.
| Uklarhet | Nyttig forklaring | Unngå |
|---|---|---|
| Uvanlig leverandørnavn | Tjeneste og avtale | Bare navnet på nettstedet |
| Samlet kjøp | Deler og bruk | Én generell merkelapp |
| Arrangement | Formål og nødvendige deltagertyper | Unødvendige sensitive detaljer |
| Utstyr | Bruk, eier og varighet | Automatisk valg av fradrag |
Eksempel på et abonnement
Regnskapsfører ser en faktura på 8 000 kroner fra et ukjent selskap. Forklaringen kan være at dette gjelder årlig programtilgang for tre ansatte, med periode fra november til oktober. Det gir et konkret grunnlag for å vurdere innhold, periode og eventuell avgift.
Svaret programvare gir mindre hjelp, og svaret trekk alt fra bestemmer ingen lovlig behandling. Dersom fakturaen også omfatter etablering eller support, bør dette fremgå. Ved utenlandsk leverandør må kundens og leverandørens forhold kunne dokumenteres.
Bevar forklaringen sammen med bilaget
Bruk en fast referanse, slik at e-postsvaret kan kobles til riktig dokument. Noter hvem som svarte og dato. En muntlig forklaring som glemmes ved årsslutt gir svakere sporbarhet. Avklar hvordan opplysningene skal lagres i deres arbeidsflyt.
Dataminimering betyr at opplysninger skal være relevante og nødvendige. Ikke send en full personalmappe for å forklare en enkel kostnad. Samtidig må nødvendig dokumentasjon ikke fjernes bare fordi den inneholder personopplysninger. Skatt, MVA og eventuell ansattfordel er forskjellige vurderinger og kan kreve ulike fakta. Regnskapsføreren vurderer behandlingen innen oppdraget; virksomheten må beskrive det som faktisk har skjedd, ikke bare ønsket resultat.
Kilder og videre arbeid
Datatilsynet om behandlingsansvarlig og databehandler.
Les også gi regnskapsfører nødvendige altinn-tilganger.
Les også avtale bilagsfrist med regnskapsfører.