Gjør SkatteFUNN-materialet kontrollerbart før revisor attesterer
Før SkatteFUNN-kravet attesteres, må eieren kunne forklare timer, kostnader og offentlig støtte. Rydd uavklarte poster før kontrollen begynner.
Et godkjent SkatteFUNN-prosjekt gir et rammeverk for forsknings- og utviklingsarbeidet. Det godkjenner ikke automatisk hver kostnad som senere tas med i skattekravet. Før attestasjon må eieren sørge for et kontrollerbart prosjektgrunnlag.
Dette er en særskilt oppgave før revisorens kontroll. Den kommer i tillegg til det løpende prosjektregnskapet for SkatteFUNN. Eieren bør ikke vente på at revisor finner alle manglende timer og bilag.
Førti timer kan ikke forklares
Et lite utviklingsforetak har registrert 360 prosjektimer i et kvartal. Av disse er 320 knyttet til beskrivelser og signerte lister. De siste 40 står bare som «arbeid med løsning» og mangler bekreftelse.
Eieren bør markere de 40 som uavklart og undersøke den faktiske aktiviteten. Ikke lage nye detaljer i ettertid som om de ble registrert fortløpende. Hvis arbeidet ikke kan dokumenteres eller ikke gjelder det godkjente prosjektet, må det håndteres før grunnlaget godkjennes.
Eksemplet beregner ikke en godkjent timesats eller et skattefradrag. Det viser forskjellen mellom et registrert antall og et dokumentert antall.
| Kontrollpakke | Hva den bør forklare |
|---|---|
| Prosjektgodkjenning | Omfang, periode og godkjent aktivitet |
| Timelister | Person, aktivitet, dato og relevante bekreftelser |
| Lønn og kostnader | Sammenheng med faktisk grunnlag |
| Kjøpte leveranser | Bilag og prosjektkobling |
| Offentlig støtte | Andre ordninger og dokumenterte beløp |
| Uavklarte poster | Hva som mangler og eierens oppfølging |
Avtal revisorkontrollen tidlig
Forskningsrådet om prosjektregnskap beskriver kravene. Attestasjon er nødvendig for skattekravet også der virksomheten ellers ikke er revisjonspliktig. Dette må ikke forveksles med den årlige statusrapporten til Forskningsrådet.
Spør hvilke dokumenter revisor trenger, og avtal hvordan uavklarte poster skal leveres. Eieren beholder ansvaret for at opplysningene er riktige. En attestasjon er ikke en anledning til å presentere usikre anslag som sikre fakta.
Skill egen tid fra dokumentert lønnskostnad
En eier kan bruke mye tid uten at det automatisk gir et godkjent lønnsgrunnlag i ordningen. Frivillig innsats, eierarbeid og lønnede timer må vurderes etter de faktiske forholdene og reglene. Ikke la en prosjektlogg alene bli et lønnsbilag.
Se timelister og timelønn og årsavslutningens underlag for ordinære dokumentasjonsoppgaver.
Lag en sammenheng mellom summene
Kontroller at prosjektoversikt, lønnsgrunnlag og bilag kan sammenlignes. Dersom en faktura deles mellom drift og prosjekt, må fordelingsnøkkelen forklares. Beskriv også korrigeringer og hvorfor de ble gjort.
Skatteloven § 16-40 er juridisk grunnlag. Guiden vurderer ikke hvilke aktiviteter eller kostnader som kvalifiserer i et bestemt prosjekt.
Gi kontrollen et tydelig sluttpunkt
Etter avklaringer bør eieren merke hvilken versjon som er sendt til revisor og hvilken som er bekreftet. Behold tilbakemeldinger og rettelser. Unngå at flere nesten like prosjektfiler blir brukt til forskjellige rapporter uten forklaring.
Hvis revisor etterspør en forklaring, bør eieren føre svaret tilbake til prosjektgrunnlaget. Ikke la viktige avklaringer bli liggende bare i en enkelt e-post. Noter hvilken kostnad eller periode spørsmålet gjaldt og hvilken dokumentasjon som ble levert. En senere retting i skattegrunnlaget kan også kreve oppdatering av den interne oversikten. Samtidig må ikke en tilbakemelding på ett bilag tolkes som godkjenning av alle andre. En konkret kontrolliste over åpne spørsmål gjør det mulig å følge attestasjonsarbeidet uten å anta at stillhet betyr at grunnlaget er bekreftet.
En ryddig kontrollpakke gjør attestasjonen mer gjennomførbar og reduserer risikoen for at den lille bedriften mister oversikt over hva skattekravet faktisk bygger på. Den forbedrer dokumentasjonen, men gir ingen garanti for et bestemt fradragsbeløp.