Ansattes refusjonskrav etter valutakjøp og reversering
Beregn den ansattes netto utlegg fra faktisk kortbelastning, privat andel og dokumentert reversering, uten å blande inn dagens valutakurs.
Et hotellopphold på en gjennomført jobbreise er betalt med den ansattes private kort. Kortet er belastet 2 930 kroner, inkludert et dokumentert gebyr. Av dette gjelder 500 kroner en privat oppgradering. Før reiseregningen sendes, blir 300 kroner knyttet til arbeidsdelen reversert til samme kort.
Arbeidsgiveren ser hotellkvitteringen i euro og vil bruke dagens valutakurs. Da kan virksomheten overse både privatdelen og pengene som allerede er kommet tilbake. Spørsmålet er først hva den ansatte faktisk har lagt ut netto for arbeidsgiveren. Bokføringens valutavurdering og eventuell avgiftsbehandling er egne spørsmål.
Sett opp et krav, ikke bare en kvitteringssum
Samle original hotellkvittering, kortbelastningen og reverseringen. Legg til en forklaring som viser hvilke deler som gjelder arbeidet. I dette konstruerte eksemplet er den private andelen og reverseringens tilknytning dokumentert; i en virkelig sak må de undersøkes.
| Kravslinje | Beløp i kroner | Betydning |
|---|---|---|
| Faktisk kortbelastning | 2 930 | Utgangspunkt med dokumentert gebyr |
| Privat oppgradering | −500 | Skal ikke inngå i det oppgitte arbeidsutlegget |
| Reversering av arbeidsdel til kortet | −300 | Reduserer det personlige nettoutlegget |
| Mulig refusjonsgrunnlag før annen kontroll | 2 130 | Må godkjennes og sjekkes mot tidligere dekning |
Regnestykket er 2 930 minus 500 minus 300. Det er ikke en generell valutaregel eller et løfte om at ethvert hotellutlegg kan behandles trekkfritt. Det bygger på de uttrykkelige forutsetningene i eksemplet.
Kontroller at reverseringen gjelder samme kostnad
En innbetaling fra hotellkjeden kan gjelde en annen bestilling. Sjekk referanse, dato og hva leverandøren har korrigert. Hvis reverseringen bare gjelder den private oppgraderingen, kan den ikke trekkes fra arbeidsdelen på samme måte som i tabellen.
Kortets nettobeløp alene kan heller ikke forklare hele fordelingen. To like store innbetalinger kan ha forskjellige årsaker. Oppgjøret må koble pengesporet til det konkrete kravet, ikke bare summere alle bevegelser med samme leverandørnavn.
Ikke refunder samme utlegg flere ganger
Undersøk om arbeidsgiveren allerede har betalt hotellet direkte, gitt et forskudd eller refundert deler i en tidligere reiseregning. Et allerede dekket beløp skal ikke bli et nytt krav fordi den ansatte sender dokumentene i en annen valuta eller i en ny måned.
Hvis 1 000 kroner av dette konkrete godkjente kravet allerede er refundert, gjenstår 1 130 i eksemplet. Vis den tidligere betalingen med referanse. Ikke endre den opprinnelige hotellkvitteringen for å få den til å vise restbeløpet.
Faktisk kostnad og dokumentasjon hører sammen
Skatte-ABC om kostnadsrefusjoner beskriver grunnlaget for refusjon. Altinns krav til bilag viser hvorfor et korttrekk ikke erstatter opplysningene om hva som ble kjøpt.
Bevar også gebyrgrunnlaget. Dersom kortutskriften ikke skiller gebyret fra andre beløp, må dette forklares før en konkret fordeling brukes. Ikke finn på en gebyrsats for å få en ønsket totalsum.
Tre forskjellige beløpsspørsmål
Det første er den ansattes krav mot virksomheten. Det andre er hvordan kjøpet og betalingen skal registreres i regnskapet. Det tredje er eventuell norsk eller utenlandsk avgiftsbehandling. De kan bruke de samme dokumentene, men er ikke samme vurdering.
Derfor skal ikke dagens eurokurs automatisk erstatte et dokumentert nettoutlegg. Samtidig avgjør ikke denne artikkelen hvilken bokføringskurs eller avgiftskode virksomheten skal bruke. Gi regnskapsansvarlig hele dokumentkjeden og den godkjente kravsoppstillingen.
Gjør avslutningen synlig
Altinns veiledning om reiseregning hjelper med koblingen til den gjennomførte turen. Noter godkjent beløp, eventuell tidligere dekning, rest til betaling og hvem som har kontrollert grunnlaget.
Hvis nye penger kommer tilbake etter oppgjøret, må det følges opp som en ny dokumentert hendelse. Denne siden handler om netto krav på behandlingstidspunktet, ikke om å avgjøre flyselskapets eller hotellets avbestillingsvilkår. Et godt oppgjør viser både hva den ansatte betalte, hva som kom tilbake, og hva virksomheten faktisk skylder når betalingen gjennomføres.
Ikke bland alle eurobeløp i ett krav
Den samme kortutskriften kan inneholde to hotellbesøk, privat handel og en tilbakebetaling i en annen måned. Merk derfor hver bevegelse med riktig utlegg før nettobeløpet beregnes. Hvis den ansatte også har en separat restaurantkvittering, legges den til som egen dokumentert kravslinje etter relevant vurdering, ikke ved å endre hotellbeløpet.
Det er særlig viktig når bare deler av et kortutdrag deles med virksomheten. Nødvendige betalinger må kunne identifiseres, mens uvedkommende privat informasjon kan skjermes. Den som godkjenner, skal kunne følge den relevante kjeden uten å få tilgang til hele privatøkonomien. Oppstillingen bør vise referanser til dokumentene fremfor å erstatte dem med en ny egenlaget kvittering.