Hvem betaler kostnadene ved å stifte et AS

To stiftere legger ut penger før selskapets bankkonto kan brukes. Den ene betaler registrering, den andre rådgivning. Når AS-et får organisasjonsnummer, vil begge ha pengene tilbake. Før refusjon må dere avklare hvilke kostnader selskapet faktisk skal dekke, og hvordan dette fremgår av stiftelsesgrunnlaget. Bankoverføringen alene besvarer ikke spørsmålet.

Start med stiftelsesdokumentet

Et selskap kan ha utgifter knyttet til selve stiftelsen, men eierne kan også ha private kostnader som gjelder egne vurderinger eller kjøp av aksjer. Disse må ikke samles under én løs merkelapp.

Brønnøysundregistrenes veiledning om aksjekapital opplyser at stiftelseskostnader kan dekkes av aksjekapitalen. Dette betyr ikke at enhver privat betaling blir en selskapskostnad. Les dokumentene som fastsetter hva selskapet skal dekke. Ved avvik mellom dokumentene, fakturaene og den planlagte refusjonen bør dere få avklart grunnlaget før utbetaling.

Brønnøysundregistrene har også veiledning om stiftelse av AS. Den formelle registreringen må ikke forveksles med den løpende behandlingen av etableringsfakturaene. At selskapet er registrert, dokumenterer ikke nødvendigvis at et bestemt kjøp er gjort på dets vegne.

Et eksempel med to forskjellige betalere

Anta at Ada betaler 6 000 kroner og Bård 4 000 kroner fra private kontoer. Tallene er tenkte og viser dokumentasjonsmetoden. For hver utgift må dere kunne følge både selve kjøpet og hvem som faktisk har betalt.

Først når grunnlaget er kontrollert, kan det avgjøres hva selskapet eventuelt skylder hver person. En samlet utbetaling på 10 000 til Ada er ikke ryddig bare fordi eierne sier at de ordner resten privat. Hvis pengene skal håndteres slik, må fullmakt og oppgjør kunne forklares. Den enkleste praktiske løsningen er vanligvis et tydelig spor til hver berettiget mottaker.

Skill kostnad, finansiering og refusjon

Tenk på tre separate hendelser:

• En leverandør har levert noe og utstedt dokumentasjon.
• En person har betalt leverandøren.
• Selskapet gjør eventuelt opp med personen senere.

Refusjonen er da ikke et nytt kjøp av samme tjeneste. Dersom den opprinnelige kostnaden allerede er tatt inn i regnskapet, vil en ny kostnadsføring ved refusjonen gi dobbel effekt. Bruk referanse til originalbilaget og et avklart mellomværende.

Dette skiller seg også fra aksjeinnskuddet. Har en stifter avtalt å betale 15 000 kroner i aksjekapital, kan vedkommende ikke uten videre redusere innbetalingen med sitt private utlegg. Kapitalinnskudd og dekning av stiftelseskostnader følger dokumenterte, forskjellige grunnlag. Avklar riktig fremgangsmåte med den som skal bekrefte innskuddet dersom det er tvil.

Se også eierens private betaling av AS-regninger for den løpende oppgjørsrutinen etter at et selskapskjøp er avklart.

Fradrag er en egen vurdering

En faktura til selskapet og et gyldig refusjonskrav betyr ikke automatisk fradrag for all skatt eller MVA. Kostnadens innhold, den reelle kjøperen, registreringsstatus og relevante vilkår må vurderes separat. En privat aksjonærkostnad skal ikke flyttes til selskapet bare fordi selskapet har penger.

Be om spesifikasjon dersom en rådgiverfaktura dekker flere formål. Det kan være forskjell mellom arbeid med selskapets etablering, eiernes private avtaler og et senere ordinært driftsoppdrag. En beskrivende oppdeling er bedre enn å gjette ut fra fakturaens totalbeløp.

Hvis selve kjøperangivelsen er feil, kontakt leverandøren om korrekt dokumentasjon. Ikke rediger leverandørens originale faktura selv. Guiden om faktura med feil kjøper forklarer hvorfor betalingsbevis alene ikke løser dette.

Kontroller pengene som er igjen til driften

Hvis 30 000 kroner er betalt inn og selskapet senere dekker 10 000 i etableringsutgifter, er den tilgjengelige bankbeholdningen redusert. Den registrerte aksjekapitalen er likevel ikke automatisk satt ned til 20 000. Det er viktig å forstå forskjellen mellom aksjekapital, egenkapitalens utvikling og penger på konto.

Lag derfor en kort oversikt over forventede utbetalinger frem til første kundeinnbetaling. Ta med depositum, forsikring og innkjøp som faktisk er planlagt. Et lovlig etablert selskap kan fortsatt ha for lite likviditet til den planlagte oppstarten.

Før saken lukkes, bør hver utgift ha en avklart kostnadsbærer, originaldokumentasjon, betalingsbevis, bestemt mottaker og bekreftet oppgjør. Oppbevar dette sammen med etableringsmaterialet. Den bredere guiden om regnskapsrutiner i et nytt AS setter utleggene inn i den videre driften. Ved usikkerhet om stiftelsesvilkår eller eiertransaksjoner trengs en konkret faglig vurdering.