Få underlaget fra oppdraget frem til regnskapet

Knytt underlaget til oppdraget

Se på hvordan timer, materialer, innkjøp og endringer blir dokumentert mens arbeidet pågår. Bruk en tydelig referanse til oppdraget når opplysningene samles. Det skal være mulig å forstå hva grunnlaget gjelder uten å være personen som utførte jobben. Noter også hvem som skal forklare eller godkjenne opplysninger som er uklare.

Skill avtalt arbeid fra endringer

Oppfølgingen blir lettere når endringer kan finnes igjen sammen med det opprinnelige grunnlaget. Se etter hvordan virksomheten dokumenterer hva som kom til, hvem som avklarte det og hvilket underlag som fulgte med. Beskriv informasjonsbehovet før dere velger et verktøy. Det viktige i denne vurderingen er at sammenhengen kan følges videre til faktura og regnskapsarbeid.

Kontroller overleveringen til kontoret

Følg ett sett underlag fra den som utfører oppdraget til den som behandler fakturaer og bilag. Noter hvor opplysninger må skrives på nytt og hvor noen må spørre om forklaring. Se også på hva som skjer dersom dokumentasjonen kommer inn senere enn resten. Test overleveringen med underlag dere kjenner, slik at manglende sammenheng blir synlig.

Velg verktøy etter oppgavene

Undersøk hvilke oppgaver som kan utføres i regnskapsprogrammet og hvilke som krever et annet verktøy eller en avtalt manuell rutine. Ikke legg til grunn at et program dekker alle prosjektoppgaver fordi det kan brukes til fakturering. Avklar behovene med leverandøren og dem som skal gjøre arbeidet. Bruk funnene til å lage en tydelig arbeidsdeling.

Du kan også se nærmere på grunnlaget for et fastprisoppdrag.