En egen valutakonto trenger selvstendig avstemming
Eurokontoen må avstemmes i egen valuta og vurderes i regnskapets valuta. En overføring til norsk bankkonto viser bare en del av kontobevegelsene.
Bedriften får betalt i euro på en egen konto i utlandet. Noen uker senere veksler den en del av pengene og overfører kroner til norsk bank. Hvis bare kronebeløpet blir bokført, mangler regnskapet både tidligere bevegelser og pengene som fortsatt står på eurokontoen.
Valutakontoen er en egen beholdning som må avstemmes. Start med kontoutskriften i kontoens valuta. Deretter vurderes den regnskapsmessige kroneverdien. En kursdifferanse kan ikke forklare at antallet euro er feil.
Først: stemmer antallet euro?
Et konstruert eksempel har følgende bevegelser i en måned. Vi forutsetter at alle beløp er dokumenterte, og at ingen andre transaksjoner forekommer.
| Hendelse | EUR |
|---|---|
| Inngående beholdning | 2 000 |
| Kundebetaling til kontoen | +5 000 |
| Bankgebyr trukket i euro | −20 |
| Euro vekslet og overført | −4 000 |
| Utgående beholdning | 2 980 |
Summen 2 980 skal kunne finnes igjen på bankens utskrift for samme tidspunkt. Hvis regnskapets valutaoversikt viser 3 000, er gebyret en mulig forklaring i dette eksemplet. En vilkårlig kursjustering i kroner gjør ikke eurobeholdningen riktig.
Altinn om dokumentasjon av balansen beskriver avstemming av bank mot kontoutskriften. Det gjelder også når virksomheten har flere kontoer og bruker andre valutaer.
Deretter: forklar kroneverdien
Her forutsetter vi at bedriftens regnskapsvaluta er norske kroner. De enkelte transaksjonene trenger et relevant omregningsgrunnlag, og beholdningen ved avslutning må vurderes etter reglene for pengeposter i utenlandsk valuta.
NRS 8 avsnitt 9.2.1 og 9.2.2 beskriver transaksjonsmåling og vurdering av slike poster. Kroneverdien er derfor ikke nødvendigvis den samme som summen av historiske innbetalinger omregnet på gamle datoer.
Anta bare som regneillustrasjon at relevant kurs ved en balansedag er 11,70 kroner per euro. Da tilsvarer 2 980 euro 34 866 kroner. Den valgte kursen er ikke en opplysning om faktisk markedskurs eller en generell regel for alle formål. Dokumenter den riktige kilden og datoen for virksomhetens vurdering.
Dette er vurdering av den gjenværende bankbeholdningen. Det må ikke blandes sammen med en tidligere valutadifferanse da kundens faktura ble gjort opp.
Følg vekslingen på begge kontoer
De 4 000 euro som er vekslet, må knyttes til mottaket i kroner. Finn bankens vekslingsbekreftelse med valutabeløp, kurs, eventuelle gebyrer og faktisk kronebeløp. Kontroller hvilken dato hver side er gjennomført.
Overføringen mellom bedriftens egne kontoer er ikke i seg selv en ny salgsinntekt. Kundens betaling på 5 000 euro er allerede en egen hendelse som skal knyttes til riktig krav eller annet dokumentert grunnlag. Hvis kroneoverføringen registreres som et nytt kundesalg, kan samme pengestrøm bli behandlet to ganger.
Et gebyr kan være trukket i euro før veksling, i kroner ved mottak eller som separat faktura. Skill disse postene fra kursvirkningen. Bevar dokumentene selv om banken viser ett samlet nettobeløp.
Ikke la kontooversikten skjule flere beholdninger
Noen løsninger viser flere valutaer under ett kundenummer. Kontroller om bedriften faktisk har separate saldi i EUR, USD og NOK. En samlet skjermvisning i kroner er mindre egnet til å avstemme den enkelte valutaen.
Undersøk også om kontoen er en vanlig bankkonto eller en annen betalingsbeholdning med egne vilkår. Betalingsformidlerens navn og logo avgjør ikke regnskapsmessig klassifisering. Formålet her er å finne den faktiske eiendelen og dokumentere saldoen, ikke å anbefale en bestemt kontotype.
Tilgang til en oversikt i et nettgrensesnitt erstatter ikke et egnet arkiv. Hent kontoutskrift og vekslingsdokumentasjon for perioden, særlig før en konto eller avtale avsluttes.
En todelt avstemmingsmappe
Bevar først valutaavstemmingen som viser inngående saldo, alle bevegelser og utgående 2 980 euro. Bevar deretter kroneberegningen med kurser, datoer, gebyrbehandling og eventuell vurderingsdifferanse. Knytt overføringen til utskriftene på begge egne kontoer.
Hvis en overføring fortsatt er underveis ved avslutningen, dokumenter status i stedet for å skape en fiktiv innbetaling på mottakerkontoen. Når den kommer frem, kontrolleres sammenhengen mot den åpne posten.
En annen person bør kunne gjenskape både euroantallet og kroneverdien fra denne mappen. Da er det mulig å se om et avvik skyldes en manglende transaksjon, feil kursgrunnlag eller bare et tidsforskjøvet kontooppgjør, uten å bruke «valutatap» som en samlet forklaring på alt som ikke stemmer.
Bekreft hvem som eier kontoen
Kontoutskriften bør identifisere den juridiske enheten. En eurokonto som tilhører eieren privat, er ikke automatisk bedriftens bankbeholdning selv om noen kunder har betalt dit. Et slikt forhold krever en egen dokumentert vurdering av mellomværende og faktiske disposisjoner. Avstem derfor både identitet og saldo før kontoen legges til bedriftens samlede bankoversikt.