Kreditnota etter import endrer ikke alle grunnlag automatisk
Et senere prisavslag kan redusere leverandørgjelden uten å endre tollverdien på samme måte. Undersøk årsak, avtaletidspunkt og hvilken innførsel kreditnotaen gjelder.
Et vareparti importeres med en leverandørfaktura på 100 000 kroner. En måned senere kommer en kreditnota på 15 000. Eieren reduserer leverandørgjelden til 85 000 og antar at innførselsgrunnlaget også skal ned med 15 000.
Kreditnotaen endrer ikke alle dokumenter automatisk. Før noe korrigeres, må virksomheten forstå hvorfor avslaget er gitt, hvilke varer det gjelder og når det rettslige grunnlaget for prisendringen oppstod.
Begynn med årsaken
En kreditnota kan gjelde feilfakturert antall, en mangel som forelå ved leveringen, en tidligere avtalt rabatt eller et nytt kommersielt avslag etter innførselen. Den kan også gjelde en annen tjeneste enn varene. Dokumentets navn gir ikke alene svaret.
Tollverdiveilederen avsnitt 3.3.5 forklarer betydningen av tilknytningen til de innførte varene og situasjonen ved overgang til fri disponering. Et ordinært prisavslag som først blir avtalt etter dette tidspunktet, får ikke automatisk virkning for tollverdien. Mangelsituasjoner må vurderes særskilt.
| Mulig grunnlag | Hva bør undersøkes? |
|---|---|
| Opprinnelig faktura var feil | Riktig avtalt pris eller mengde |
| Varene hadde en mangel | Hva mangelen var og når den forelå |
| Avtalt rabatt før innførselen | Reell avtale, vilkår og tidspunkt |
| Ny rabatt etter innførselen | Om den påvirker tollverdien etter reglene |
| Betaling for annen ytelse | Om kreditnotaen faktisk gjelder vareprisen |
Ikke be leverandøren endre dato eller årsaksbeskrivelse for å få dokumentet til å passe en ønsket avgiftsvirkning. Be om den faktiske forklaringen og bevar avtalehistorikken.
Tre oppfølgingsspor
Det første sporet er leverandørreskontroen. Hvis kreditnotaen gyldig reduserer bedriftens betalingsforpliktelse, skal restkravet kunne avstemmes mot faktura, kreditnota og betaling. I det konstruerte eksemplet er 100 000 minus 15 000 lik 85 000 før eventuelle andre forhold.
Det andre sporet er tolldeklarasjonen. En vurdering av tollverdien trenger grunnlaget som gjaldt for innførselen og relevante regler om prisendring eller feil. Den aritmetiske nettogjelden er ikke automatisk den nye tollverdien.
Det tredje sporet er regnskapets behandling og eventuell innførsels-MVA. Varekostnad, lagerverdi og avgiftsrapportering må vurderes ut fra dokumenterte forhold. En endring i ett spor må ikke kopieres ukritisk til de andre.
Samme beløp, to forskjellige situasjoner
Anta først at 15 000 kroner gjelder en dokumentert kvalitetsmangel ved det importerte partiet. Samle avviksrapport, leverandørens aksept og opplysningene som viser når mangelen forelå. Dette gir et annet vurderingsgrunnlag enn en ny rabatt fordi bedriften ønsker å bestille mer neste måned.
Anta deretter at leverandøren etter innførselen tilbyr 15 000 i prisreduksjon uten en tidligere bindende avtale eller opprinnelig mangel. Det kan redusere gjelden, mens tollverdiveilederens tidsgrense gjør at tollverdien ikke automatisk følger samme reduksjon.
Eksemplene er ikke vedtak om den konkrete behandlingen. De viser hvorfor samme kreditnotabeløp kan kreve forskjellig dokumentasjon og konklusjon.
Når deklarasjonen faktisk skal endres
Kontakt den som håndterer deklareringen med originaldeklarasjon, kreditnota og begrunnelse. Tolletaten om elektronisk endringsmelding beskriver søknaden og differansedeklarasjonen. En beskjed om at noe er sendt inn, er ikke det samme som mottatt og kontrollert resultat.
Bevar både original og senere dokumentasjon. Kontroller hvilke felt og beløp som er endret, og knytt differansen til samme sending. Ikke registrer en korrigert deklarasjon som en ny ekstra import av de samme varene.
Skatteetaten om å beregne og rapportere innførsels-MVA er relevant for videre rapportering. Hvilken periode og eventuell retting som er aktuell, må avklares fra hendelsene og dokumentene.
Del kreditnotaen hvis den gjelder flere forhold
En samlet kreditnota kan dekke flere partier og ulike årsaker. Be om spesifikasjon per faktura og varelinje. Hvis 10 000 gjelder ett parti og 5 000 et annet, kan dokumentene og innførselstidspunktene være forskjellige.
Valutaforskjeller bør også forklares separat. Et kroneavvik ved betaling er ikke i seg selv et nytt prisavslag på varen. Behold originalvalutaen og beregningsgrunnlaget, slik at leverandørens saldo kan kontrolleres uten å endre historikken.
Lukk saken med en kort konklusjon for hvert spor: hva er kreditert, hva er vurdert for deklarasjonen og hva er fulgt opp i regnskap og avgiftsrapportering. Marker også når vurderingen er at ingen deklarasjonsendring skal gjøres, med begrunnelsen bevart.
Se etter uendrede kostnadselementer
Et avslag på vareprisen betyr ikke at frakt eller forsikring er redusert med samme prosent. Bruk dokumentasjonen for hvert element når et nytt grunnlag beregnes. Hvis transportøren senere krediterer en del av frakten, er også dette en egen dokumentert hendelse som må knyttes til riktig sending.