Kundens varer på verksted er ikke eget varelager
Verkstedet kan ha kundemaskiner, egne salgsvarer og låneutstyr i samme rom. Skill eiere og formål før telling brukes i regnskapet.
På verkstedgulvet står åtte maskiner bedriften har kjøpt for videresalg, tre maskiner levert inn av kunder og to maskiner som brukes som låneutstyr. En opptelling gir 13 maskiner. Det er ikke det samme som 13 egne varer for salg.
Et godt mottak skiller derfor mellom hvor utstyret står, hvem som eier det og hva bedriften skal gjøre med det. Dette er nyttig både for årsavslutning og for å unngå at en kundes maskin ved en feil blir solgt eller levert til en annen.
Gi hvert mottak et tydelig formål
Bruk en reparasjonsordre som binder kundens opplysninger til identiteten på det innleverte utstyret. Serienummer, modell og synlig tilstand kan være relevante. Dersom en maskin mangler lesbart serienummer, trenger virksomheten en annen egnet identifikasjon som ikke kan forveksles med et varenummer for salgsvarer.
| Utstyr i lokalet | Første vurdering |
|---|---|
| Åtte innkjøpte maskiner for videresalg | Bedriftens mulige salgsbeholdning |
| Tre kundemaskiner til reparasjon | Kundens eiendom, med egen ordre |
| To maskiner i låneordning | Egne eiendeler med annet formål enn ordinært salg |
Tabellen er et tenkt eksempel. Den avgjør ikke regnskapsføringen av en bestemt maskin. Skatte-ABC om dokumentasjon av varebeholdning tar utgangspunkt i varer virksomheten eier. NRS 8 om eiendeler og varer viser hvorfor formålet også har betydning for klassifiseringen av egne eiendeler.
Kundevaren kjøpes ikke ved innsjekk
Mottak for reparasjon er ikke i seg selv et kjøp av kundens maskin. Den bør kunne finnes i en oversikt over kundeeiendom uten at dette øker bedriftens egen lagerverdi. En midlertidig plassering på hyllen for salgsvarer må heller ikke endre statusen.
Merk utstyret slik at ansatte forstår skillet. Unngå en merking som inneholder flere personopplysninger enn arbeidet trenger. Kunderegisteret og ordren kan gi sammenhengen, mens selve maskinen kan ha en kort intern referanse.
Hvis kunden senere ønsker innbytte eller salg av maskinen til verkstedet, er dette en ny avtale som må dokumenteres. Noter når eierskapet eventuelt endres og på hvilket grunnlag. En uavhentet maskin blir heller ikke automatisk verkstedets eiendom etter en selvvalgt frist.
Egne deler kan gå inn i kundens maskin
Anta at verkstedet bruker én av sine egne reservedeler på reparasjonsordre R-204. Delens lageruttak må knyttes til ordren. Det betyr ikke at hele kundemaskinen skal inn i bedriftens varebeholdning.
Ved feilbestilling kan delen bli returnert ubrukt, lagt tilbake eller beholdt til en annen jobb. Registreringen bør vise den faktiske hendelsen. Hvis delen er montert og senere skiftet igjen, er det en annen situasjon enn en ubrukt del som legges tilbake i originalemballasjen.
Arbeidstid, deler og eventuell fakturering bør henge sammen, men de er ikke samme registrering. En ferdig reparasjon kan vente på henting. En ferdig faktura er derfor ikke nødvendigvis bevis på at kundens eiendom allerede er utlevert.
Låneutstyret trenger eget spor
En maskin bedriften stadig låner ut under reparasjoner, har et annet formål enn en ubrukt maskin kjøpt for salg. Avklar regnskapsmessig klassifisering og videre oppfølging. Ikke la den tilfeldige lagerhyllen bestemme om maskinen behandles som vare eller driftsmiddel.
Låneavtalen bør vise hvilken maskin som er utlevert og når den skal tilbake. Når kunden leverer tilbake lånemaskinen og henter sin egen, er det to bevegelser med forskjellige eiere og formål. En samlet beskjed om at «én maskin kom og én gikk» er for upresis.
Gjør tellingen til en eierkontroll
Ved telling kan verkstedet lage separate lister for egne salgsvarer, egne andre eiendeler og kundeeiendom. Sammenlign kundeoversikten med åpne reparasjonsordrer. Undersøk utstyr som mangler ordre, og ordrer der utstyret ikke finnes.
Noter også maskiner som er sendt til et annet verksted. Fysisk fravær fritar ikke bedriften fra å følge kundens eiendom gjennom arbeidet. Dokumenter overlevering, identitet og hvem som har utstyret nå.
Avslutt med en konkret kontroll av noen utleveringer: riktig maskin, riktig kunde og riktig ordre. Da bygger lager- og regnskapsgrunnlaget på dokumenterte hendelser samtidig som risikoen for forveksling blir mindre.
Når en kunde bestrider tilstanden
Dokumenter forskjellen mellom tilstanden ved innlevering og det som oppdages under arbeidet. En ripe registrert først ved utlevering kan bli en vanskelig tvist hvis mottaket ikke har noe sammenligningsgrunnlag. Bruk nøkterne beskrivelser fremfor å plassere ansvar før hendelsen er undersøkt.
Oppbevaring, forsikring og ansvar for skade må vurderes etter avtalen og relevante regler. At varen ikke er bedriftens eget lager, betyr ikke at verkstedet kan se bort fra den. Det praktiske eiersporet bør derfor følges helt til dokumentert utlevering, også når kunden ennå ikke har godkjent reparasjonen eller fakturaen står ubetalt.