Varer under transport på balansedagen
Varer kan tilhøre bedriften før de ankommer lageret. Undersøk avtale, levering og risiko før varer under transport tas med ved årsslutt.
En leverandør sender en pall 27. desember. Den kommer frem 4. januar, og fakturaen betales 10. januar. Hvilket år skal varene inngå i beholdningen? Tre datoer gir ikke alene svaret. Bedriften trenger dokumentasjon av avtalen og hva som faktisk skjedde under leveringen.
Varer under transport er en vanlig årsak til at telleliste, leverandørreskontro og lageroversikt ikke passer sammen. Den fysiske tellingen finner ikke varer som fortsatt er på en lastebil. Det betyr ikke automatisk at de skal holdes utenfor bedriftens dokumenterte beholdning.
Skill spørsmålene før du velger dato
Lag først en liten tidslinje. Noter bestilling, avsendelse, avtalt leveringssted, faktisk overlevering, fakturering og betaling. Til hvert tidspunkt hører ulike dokumenter. Et transportspor som viser «sendt», forteller eksempelvis lite om hvilken risiko eller eiendomsrett partene har avtalt.
| Spørsmål | Relevant dokumentasjon |
|---|---|
| Hva er kjøpt? | Ordre og varelinjer |
| Hvilke vilkår er avtalt? | Kontrakt og ordrebekreftelse |
| Hva skjedde under transporten? | Fraktbrev og leveringsbekreftelse |
| Hvem eide varene ved årsslutt? | Samlet vurdering av avtale og hendelser |
| Hvordan er kjøpet registrert? | Faktura, mottak og regnskapsgrunnlag |
Skatte-ABC om varebeholdning omfatter egne varer uansett hvor de oppbevares. Det gjør eierskapsvurderingen nødvendig også når varene ikke finnes i egne lokaler.
Samme transportdato kan gi forskjellige vurderinger
I eksemplet kan avtalen knytte sentrale rettigheter og risiko til overlevering til transportør, eller til levering på et bestemt sted. Det må undersøkes konkret. Leveringsklausuler bør leses med den avtalte versjonen og det navngitte stedet, sammen med resten av kontrakten.
Kjøpslovens regler om levering, blant annet § 7 om sendekjøp, er et relevant utgangspunkt for kjøp innenfor lovens område. Avtalen kan ha betydning, og en transportregel avgjør ikke ukritisk alle regnskapsmessige eller eiendomsrettslige spørsmål. Import, særskilte forbehold og uvanlige kontrakter kan kreve nærmere gjennomgang.
Virksomheten bør derfor beskrive konklusjonen med begrunnelse: hvilke varer det gjelder, hvilke vilkår som er brukt, hvilke hendelser som er dokumentert og hvorfor de er eller ikke er med ved årsslutt. Et enkelt kryss i en rapport er vanskeligere å etterprøve.
Unngå at samme pall telles to ganger
Når det er avklart at en sending tilhører bedriften, kan den føres i en egen oversikt over varer underveis. Bruk ordre- eller sendingsreferanse og den faktiske vareidentiteten. Ved mottak i januar må den samme sendingen kobles til den eksisterende oversikten.
Ellers kan den både bli stående som varer under transport og legges til som et helt nytt kjøp ved ankomst. Omvendt kan en sending falle helt ut dersom desemberoversikten venter på fysisk mottak, mens januarmottaket avvises fordi fakturaen tilhører desember.
Intern flytting mellom to egne lagre er en annen situasjon. Da må den samlede beholdningen fortsatt kunne følges, uten å skape et nytt eksternt kjøp. Varer sendt til kunde må vurderes fra selgersiden med de faktiske salgsvilkårene; kopier ikke konklusjonen fra et innkjøp uten videre.
Når dokumentasjonen spriker
Hvis fraktbrevet sier 20 kolli og leverandørens pakkeliste sier 18, må differansen undersøkes. Noter om avviket gjelder mengde, emballasje eller feil sending. Manglende to kolli er ikke det samme som to manglende vareenheter.
Be om manglende avtalevilkår eller leveringsbekreftelse fra riktig part. En senere e-post som bare sier «fakturert i desember» avklarer ikke leveringsvilkårene. Beskriv heller hvilket faktum som mangler og hvem som skal bekrefte det.
Kontroller også om varer er skadet, returnert eller stoppet hos transportør. Det kan påvirke både mengde, verdi og eventuelle krav, men et erstatningskrav mot transportøren erstatter ikke selve beholdningsvurderingen.
Behold to spor
Den praktiske oversikten bør vise både fysisk status og regnskapsmessig vurdert eierskap. Da kan lageransvarlig se at en pall fortsatt er underveis, mens regnskapsansvarlig ser hvorfor den inngår i årsavslutningen. Noter åpne vurderinger særskilt og sørg for at den endelige konklusjonen følger dokumentene når sendingen senere mottas.
Avgrens bekreftelsen du ber om
En forespørsel til leverandøren blir mer nyttig når den nevner ordren, varene og datoen du skal dokumentere. Be om bekreftelse på faktiske forhold, som når og hvor overleveringen skjedde, fremfor bare å be leverandøren «bekrefte lagerverdien vår». En utenlandsk avsender kjenner ikke nødvendigvis virksomhetens norske regnskapsregler.
Hvis flere delforsendelser har samme ordrenummer, bør hver del identifiseres. En pall kan være levert i desember mens resten fortsatt står hos leverandøren. Å behandle hele ordren som én udelelig hendelse kan da gi feil mengde på begge sider av årsskiftet. Samle vurderingen per dokumentert del før ordren summeres.