Varetelling før årsslutt med dokumentert bevegelsesbro

Butikken stenger for telling 28. desember, men åpner igjen de tre siste dagene av året. Tellelisten beskriver hva som var der den 28. Den er ikke alene dokumentasjon av beholdningen 31. desember. Bevegelsesbroen forklarer forskjellen mellom to datoer, slik at årsavslutningen kan kontrolleres uten å gjette.

Dette er en arbeidsmåte for dokumentasjon, ikke en tillatelse til å flytte kostnader mellom år. Først må virksomheten vite hva den eide, hvor mye den hadde og hvilke hendelser som faktisk fant sted.

Et regnestykke som kan følges baklengs

Anta at bedriften teller 80 enheter av vare A om kvelden 28. desember. Etter tellingen mottar den 12 enheter som etter avtalen blir dens egne varer. Den leverer syv enheter til kunder før årsslutt. Ingen andre bevegelser forekommer i det konstruerte eksemplet.

Tallet 85 er bare riktig hvis alle relevante hendelser er med. En kundebestilling som ikke er levert, er ikke uten videre et fysisk uttak. En intern flytting kan endre lagersted uten å endre bedriftens samlede antall. En retur må undersøkes: Har varen kommet tilbake, og hvilken status og hvilket eierskap har den?

Altinns veiledning om varetelling beskriver justering for bevegelser mellom en tidlig telling og årsslutt. Eksemplet over viser hvordan virksomheten kan gjøre sammenhengen synlig.

Frys én versjon av tellingen

Bevar den opprinnelige listen med dato, vareidentitet, mengde og hvem som telte. Ikke overskriv 80 med 85 uten forklaring. Da forsvinner skillet mellom fysisk observasjon og senere beregning.

Gi broen en egen referanse til tellelisten. For hver bevegelse bør man kunne finne hendelsesdato, mengde, retning og bilag eller annen dokumentasjon. Dersom et dokument gjelder flere varer, noter hvilken linje som forklarer endringen. En samlet fakturasum gjør det vanskelig å kontrollere et bestemt antall.

Lag også en tydelig sluttgrense. En mottaksseddel fra 2. januar skal ikke tas med bare fordi fakturaen er datert i desember. Om varene likevel tilhørte bedriften ved årsslutt, krever det en separat vurdering av eierskap og varer under transport.

Undersøk hull i kjeden

Når rapporten viser 85, men lageransvarlig mener at det burde være 87, er ikke løsningen en udokumentert justering på to. Se etter uregistrerte leveringer, feil variant, feil lagersted og returer. En vare kan være registrert som kartong i én rapport og stykk i en annen.

Opprett en avviksliste med det konkrete spørsmålet og personen som undersøker det. Skill mellom et avvik som er forklart, og et avvik som bare er sendt videre. En melding om at noen «ser på saken» dokumenterer ikke hvilken beholdning som skal brukes.

Hvis en hendelse gjelder et annet år, bør korrigeringen vise både den opprinnelige registreringen og den riktige behandlingen. Bevar grunnlaget for endringen. Den tekniske måten å rette på må passe med regnskapets sporbarhet og virksomhetens system.

Kontroller hele omfanget

Broen bør dekke alle steder og salgskanaler som berører de aktuelle varene. En nettbutikk kan levere fra et eksternt lager mens utsalget holder stengt. Lagerets lokale kalender og systemets rapporttid kan også være forskjellige. Skriv derfor hvilket tidspunkt rapporten faktisk dekker.

Avstem først mengde og eierskap. Kostpris, ukurans og skattemessig verdi er egne vurderinger; et korrekt antall avgjør ikke prisen. Skatte-ABC om dokumentasjon av varebeholdning viser hvorfor også egne varer andre steder må inngå i vurderingen.

En kort sluttkontroll

Før broen ferdigstilles, bør den som kontrollerer kunne svare på tre spørsmål: Hvilken telling startet vi med, hvilke dokumenterte hendelser endret den, og hvilket tidspunkt ender vi på? Undersøk noen linjer i begge retninger: fra bilag til bro og fra bro til bilag.

Noter hvem som utarbeidet og kontrollerte grunnlaget, når det skjedde og hvilke spørsmål som fortsatt er åpne. En etterkontroll blir enklere når uløste forhold står tydelig fremfor å være skjult i et tilsynelatende presist slutttall.

Et særskilt spor for returer

Tenk at kunden melder retur 30. desember, men pakken først blir mottatt 3. januar. Ikke legg den ukritisk inn som fysisk beholdning den 31. Registrer hva som er kjent om mottak, avtale og eierskap, og la den konkrete vurderingen fremgå. Hvis pakken allerede var mottatt, men lå uåpnet på et kontor, er det derimot nødvendig å undersøke om tellingen manglet et faktisk lagersted. Disse to situasjonene kan se like ut i salgsrapporten, men krever forskjellige dokumenter.

Les videre

• Lageroversikt for flere lagersteder
• Tell leverandørens varer uten å gjøre dem til ditt eget lager