Skill arbeidsreise fra yrkesreise før refusjon
Kartlegg hver etappe og arbeidsstedet før du avgjør hvordan arbeidsgivers dekning av reisen skal behandles.
En ansatt kjører hjemmefra til kontoret, arbeider der om morgenen, besøker en kunde og kjører hjem. Arbeidsgiveren vil betale alle kilometer etter bedriftens avtalte sats. Før satsen brukes, mangler likevel en viktig vurdering: Hvilken type reise er hver etappe?
En arbeidsdag kan inneholde både arbeidsreise og yrkesreise. At reisen skjer på en dag med kundearbeid, eller at kunden betaler en reisefaktura, gjør ikke automatisk alle strekningene trekkfrie for den ansatte.
Tegn reisen før du regner
Lag en enkel oversikt med startsted, sluttsted, tidspunkt og det som faktisk skjedde. Skriv om den ansatte utførte vanlig arbeid på kontoret, bare hentet utstyr eller hadde et annet formål med oppholdet. Opplys også om kunden var et enkelt besøkssted eller et sted personen arbeider regelmessig.
Forskriften til skatteloven om klassifisering av reiser er det rettslige utgangspunktet. Det konkrete arbeidsmønsteret har betydning. Betegnelsen «kunde» er ikke alene en rettslig klassifisering av et arbeidssted.
| Etappe i eksemplet | Opplysning som må avklares | Hvorfor |
|---|---|---|
| Hjem til kontor | Er kontoret fast arbeidssted, og hva skjer der? | Vanlig hjem–fast arbeidssted er som utgangspunkt arbeidsreise |
| Kontor til kunde | Hvorfor reiser personen, og hvilken type arbeidssted er kunden? | Det faktiske oppdraget og reisereglene må brukes |
| Kunde til hjem | Hva slags arbeidssted reiser personen fra? | Hjemkomst alene avgjør ikke reisens karakter |
| Privat omvei | Hvilken del gjelder eget privat formål? | Den skal ikke skjules i oppdragsdistansen |
Fast arbeidssted er mer enn et navn i kalenderen
Et arbeidssted kan få en annen betydning enn arbeidsgiveren antar hvis arbeidstakeren tilbringer mye tid der. Beskriv derfor normalarbeidet og de relevante periodene. Unngå å konkludere med at en adresse alltid er et ikke-fast sted bare fordi virksomheten fakturerer kunden.
Dette er særlig viktig ved langvarige oppdrag, flere faste steder eller skiftende oppmøtepunkter. Eieren bør samle fakta og få en konkret vurdering når mønsteret er uklart. En generell veiviser kan ikke avgjøre alle kombinasjoner av reise, pendling og arbeidssted.
Et kort stopp kan kreve en annen vurdering
Endre én opplysning i eksemplet: Personen kjører innom kontoret bare for å hente nødvendig utstyr før yrkesreisen, uten å utføre alminnelig arbeid der. Forskriften har et særskilt unntak for kort opphold på fast arbeidssted før en yrkesreise under nærmere vilkår.
Derfor må den som godkjenner, vite hva stoppet gjaldt. «Innom kontoret» er for upresist. Samtidig gir ikke enhver kort kalenderavtale automatisk unntaket; de faktiske vilkårene må være oppfylt. Ikke ombeskriv vanlig kontorarbeid til utstyrshenting for å få en ønsket behandling.
Hold tre avgjørelser fra hverandre
Først klassifiseres reisen. Deretter undersøkes hva arbeidsgiveren har avtalt å dekke. Til slutt vurderes lønns- og skattebehandlingen. En avtalt betalingsrett kan bestå selv om beløpet ikke kan behandles trekkfritt.
Det er også et eget spørsmål hva virksomheten fakturerer kunden. Kunden kan ha avtalt å betale et fast reisetillegg. Det endrer ikke automatisk forholdet mellom arbeidsgiveren og den ansatte eller skattereglenes klassifisering.
Altinns krav til reiseregning viser hva underlaget må inneholde. Kilometer og sats er ikke en erstatning for formål og relevant reisebeskrivelse.
Gi lønnsansvarlig et kontrollert grunnlag
Merk etappene med vurdering og eventuelle åpne spørsmål før oppgjøret godkjennes. Den som kjenner oppdraget, bør bekrefte de faktiske forholdene. Den som behandler lønn, må få både avtalt beløp og riktig klassifisering, ikke bare et samlet antall kilometer.
Hvis det oppdages feil etter betaling, bevar det opprinnelige grunnlaget og dokumenter rettingen. Ikke endre ruten for å få allerede utbetalt beløp til å stemme. Det gjør kontrollsporet vanskeligere å forstå.
En nyttig sluttkontroll er å lese hver etappe uten å se satsen. Kan en annen person forklare hvorfor turen er klassifisert slik? Hvis svaret krever gjetting om kontorarbeid, kundeopphold eller privat omvei, er saken ikke klar til behandling. Da er det mer effektivt å avklare disse opplysningene nå enn å rette flere reiseoppgjør etter samme ubegrunnede antakelse.
Når arbeidsmønsteret endres
Klassifiseringen bør vurderes på nytt når personen begynner å arbeide fast hos en kunde eller endrer oppmøtested. En gammel godkjenning av ett enkelt besøk er ikke en varig godkjenning av alle fremtidige turer til adressen. Lag en rutine der lederen får beskjed om slike endringer. Den ansatte bør beskrive hva som har endret seg, mens riktig ansvarlig vurderer konsekvensen. Det er mer presist enn å la en standard rute i reisemalen bestemme skattebehandlingen måned etter måned.